Автоматизована система обліку кадрів, Детальна інформація

За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає відділ кадрів.

3.1.3. Побудова системи класифікації та кодування.

Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.

Класифікація ( це розподілення множини об(єктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.

Система класифікації ( це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.

Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних зв(язків між об(єктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання.

Під ознакою класифікації розуміють характеристику об(єкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями.

Класифікаційна група ( це підмножина об(єктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.

У залежності від того, як розглядати множину ( послідовно чи паралельно ( виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.

Ієрархічний метод класифікації ( це послідовний розподіл множини об(єктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.

Фасетний метод класифікації ( це паралельний розподіл множини об(єктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.

Для розв(язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.

Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.

У процесі кодування об(єктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.

Код ( знак або сукупність знаків, які застосовуються для позначення класифікаційної групи або об(єкту класифікації.

Кодування ( це створення і присвоєння коду класифікаційні групі або об(єкту класифікації.

Система кодування ( це сукупність методів і правил кодування об(єктів класифікації заданої множини.

Існують чотири методи кодування:

( порядковий ( це створення коду з чисел натурального ряду, і його присвоєння(

( серійно-порядковий ( створення коду з чисел натурального ряду і закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за об(єктами класифікації, які мають онакові ознаки, і його присвоєння(

( послідовний ( створення коду класифікаційної групи чи об(єкту класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих груп, які отримані при ієрархічному методі класифікації, і його присвоєння.

( паралельний метод ( створення коду з використанням незалежних груп, отриманих при фасетному методі класифікації, і його присвоєння.

Для розв(язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” використовують наступні класифікатори.

Класифікатор табельних номерів працівників побудований за ієрархічною системою на основі порядкового методу кодування:

XX XX

порядковий номер працівника

код структурного підрозділу



Класифікатор структурних підрозділів побудований на основі серійно-порядкового методу кодування і має структуру:

XX