Звіти у Access, Детальна інформація

„@

^„@

0обравши один із драйверів, що додаються до самої операційної системи.

4. Структура звіту

Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи керування. Але, на відміну від форм, розділів у звітах більше, а елементів керування, навпаки, менше. З структурою звіту простіше усього ознайомитися, створивши якийсь автозвіт, а потім відкривши його в режимі Конструктора.

Cтруктура звіту складається з п'ятьох розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитула, області даних, нижнього колонтитула і примітки звіту. У порівнянні з формами новими є розділи верхнього і нижнього колонтитулів.

2. Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту. Розділ верхнього колонтитула можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також поміщати і колонтитули (номера сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.

У області даних розміщають елементи керування, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У ці елементи керування видаються дані з таблиць для друку на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів керування той же, що і при створенні структури форм.

Розділ нижнього колонтитула використовують для тих же цілей, що й розділ верхнього колонтитула. У нашому випадку в ньому розміщені два елементи керування.

У першому елементі керування виводиться поточна дата. Для цього використана вмонтована в Ассess 9х функція МОNTH(). Вона повертає поточну дату і поміщає її в поле, а звіт відтворює її при друці.

В другому елементі керування виводиться номер сторінки і загальна кількість сторінок. Для їхнього визначення використані вмонтовані функції Раgе() і Раgеs(). Той текст, що записаний у лапках, відтворюється «буквально», а оператор служить для «склеювання» тексту, взятого в лапки, із значеннями, що повертаються функціями. Оператор & називається оператором конкатенації.

Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації. У нашому прикладі він не використаний.

5. Створення звіту за допомогою “Мастера отчетов”

Процес створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” багато в чому схожий із процесом створення форми. Перевага використання “Мастера отчетов” для знайомства з засобами розробки звітів полягає в тому, що етапи цього процесу співпадають з тими етапами, які потрібно виконати, якщо розпочинати з незаповненого, прийнятого за замовчуванням звіту.

Для створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” потрібно:

1. Відкрити вкладку “Отчеты” у вікні бази даних, а потім натиснути кнопку “Создать”. З’явиться діалогове вікно “Новый отчет”.

2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю у випадаючому списку діалогового вікна “Новый отчет”. Із списку у верхньому правому кутку діалогового вікна виділіть “Мастер отчетов” і натиснть кнопку ОК. На екрані з’явиться початкове вікно “Мастера отчетов”.

3. Тепер необхідно визначити, які поля будуть утворювати рядки звіту. Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку “Доступные поля”. Коли поле добавляється у список “Выбранные поля”, Access автоматично забирає його ім’я зі списку “Доступные поля”. Можна також подвійно натиснути на ліву клавішу миші на імені поля у списку “Доступные поля” і воно переміститься у поле “Выбранные поля”. У звіті поля з’являються зліва направо, у відповідності з послідовністю їх появи зверху вниз у списку “Выбранные поля”.

4. На наступному кроці “Мастер отчетов” спитає, чи хочете ви добавити рівні групування до звіту. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний рівень групування. За допомогою кнопки “Группировка” встановіть бажаний інтервал групування. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на те, як Access групує дані у звіті. Для числових полів можна задати групування по десятках, півсотнях, сотнях тощо. Для текстових полів можливе групування по першій букві, першим трьом буквам тощо.

5. У межах групи можна сортувати записи по значенню довільного поля, причому сортування проводиться не більше, ніж по чотирьох полях. По замовчуванню прийнятий порядок сортування за зростанням; якщо потрібно вибрати порядок сортування за спаданням, то нажміть кнопку справа від списку, що розкривається. Для повернення до попередньо вибраного порядку сортування натисніть на цю ж кнопку знову.

6.В наступному вікні “Мастера отчетов” необхідно вибрати для звіту один з шести стилів. У вікні у лівій частині діалогового вікна майстра показаний вигляд вибраного стилю макета.

7.Наступне вікно “Мастера отчетов” призначене для вибору одного з визначеного стилів. У лівій частині діалогового вікна показаний вигляд звіту вибраного стилю. Можна настроїти стандартний стиль або створити власний.

8.Після переходу в наступне вікно “Мастера отчетов” натисніть кнопку “Готово”. Access згенерує звіт.

Редагування звіту в режимі Конструктора дуже подібно до редагування форм в режимі Конструктора.