Особливості текстового процесора Word 97. Створення та редагування документів, Детальна інформація

Подальше вдосконалення системи довідникової системи на основі технології IntelliSense;

Можливість автоматичної перевірки орфографії з виділенням помилок;

Можливість використання ресурсів роботи як в локальній мережі так і в мережі WWW;

Підвищення зручності автоматичного форматування документу при введенні тексту: виділення заголовків, створення нумерованих і маркірованих списків, а також обмежувальних ліній;

Шаблони, які використовуються при створенні файлів, для зручності розділені на групи: Публікації, Листи і Факси, Записки, Звіти, Інші документи, Загальні, аналогічні групи шаблонів з англійськими назвами;

Word ’97 отримав більш розширені можливості редактора електронної пошти.

Але слід відмітити, що в Word ’97 порівняно з більш старими версіями менш зручною реалізація функції зміни джерел зв’язку з графічними і іншими типами об’єктів. Також слід відмітити порівняно низьку швидкість при роботі з головними і вкладеними документами. Довідникова система Word ’97 досить зручна і наочна. В принципі вона дає можливість користувачу розібратись з вирішенням будь-якої прикладної задачі розробки документа. Але через багатогранність і високий розвиток засобів, які надаються в Word ’97, самостійне освоєння техніки вирішення тієї чи іншої задачі може зайняти дуже багато часу.

2. Етапи роботи з документом

Підготовка документу об’єднує в собі наступні етапи: створення нового або відкриття вже створеного файла документу, запис файла та друк.

При створенні нового документу Word завжди спирається на шаблон. Якщо не вказати шаблон, то в якості основи використовується шаблон “Обычный”, який зберігається в файлі NORMAL.DOT. можна вибрати інший шаблон, з існуючого в складі Word ’97, або створити свій.

Для створення документів стандартної структури в складі Word ’97 існують шаблони, які для зручності розділені на групи: “Публикации”, “Письма и Факсы”, “Отчеты”, “Другие документы”, “Записки”, “Общие”. Обов’язковими елементами шаблонів є набір стилів, формат документу, а також стандартні для документів даного типу текст і графіка. Крім того, шаблони можуть містити макроси, елементи авто тексту і установки, зроблені при настройці команд, панелей інструментів і клавіатури. Будь-які елементи шаблону при необхідності можуть бути змінені.

При відкритті вже існуючого на даний момент файла документу його вміст завантажується в основну пам’ять і стає доступним для редагування. Якщо файл документу створений або відредагований в іншому текстовому процесорі, то при його відкритті виконується конвертування в формат, прийнятний для редагування в

Word ’97.

Редагування – це зміна вмісту документу шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документу. Елемент документу, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. Операції вирізання, копіювання і вставки тексту можуть бути виконані за допомогою команд меню або за допомогою існуючих кнопок панелі інструментів “Стандартная”(Standart). В Word ’97 існує зручний спосіб переміщення фрагментів тексту за допомогою мишки – “drag-and-drop” (перемістити і покласти).

Форматування документу – це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту. В Word ’97 розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом. При форматуванні символів, як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура і розмір, написання і тип підкреслення, між літерна відстань, скритий текст та ін. При форматуванні абзаців крім параметрів шрифту задаються параметри розміщення абзацу: вирівнювання і відступи відносно полів сторінки, інтервали між абзацами і між рядками в середині абзацу, а також положення самого абзацу на сторінці.

Параметри форматування зберігаються в символі кінця абзацу. Якщо знищити символ кінця поточного абзацу, то абзац приймає параметри форматування абзацу, наступного за ним в документі. Новий абзац, який утворено натисканням клавіші , набуває параметри форматування попереднього абзацу.

В Word ’97 реалізовані два принципіально відмінних способи форматування

тексту – пряме(або безпосереднє) форматування і форматування з використанням стилів. При прямому форматуванні виділеному фрагменту по черзі назначаються необхідні параметри оформлення. Перевага стильового форматування полягає в тому, що вибраному об’єкту(частіше всього це абзац) призначається цілий набір параметрів форматування(стиль форматування), який формується завчасно і має унікальне ім’я.

Стиль форматування може містити параметри шрифту, абзацу, табуляції, заливки, кадру, нумерації і вказівка на мову, яка використовується для розстановки переносів і перевірки орфографії. Стилі форматування можуть бути призначені виділеним абзацам чи абзацу, всередині якого знаходиться курсор. Стилі, з якими працює активний документ, об’єднані в список стилів. При створенні нового документу список стилів містить набір стилів того шаблону, на основі якого створений даний документ. Користувач може модифікувати які-небудь стилі з цього списку, а також додавати нові стилі шляхом копіювання з інших шаблонів і створення власних стилів.

Пряме форматування є найбільш зручним способом оформлення невеликих документів разового користування. При підготовці великих документів доцільно виконувати стильове форматування, що дозволяє автоматизувати процес оформлення і забезпечує ідентичність форматування однотипних елементів документу(єдиний стиль всього документу). Обидва способи не виключають, а доповнюють один одного.

Автоматичне форматування документів в Word ’97 базується на застосуванні набору стилів шаблона, приєднаного до документу. На відміну від стилів форматування абзаців документу, які визначають зовнішній вид окремих абзаців, шаблони визначають вид документа в цілому. Завдяки бібліотеці стилів можна скористуватися набором стилів будь-якого шаблону, який міститься в Word ’97.

До поняття форматування можна віднести і форматування сторінок документу, яке полягає в встановленні формату, орієнтації і полів сторінки. Причому ці установки можуть бути застосовані до всього документу, до поточного розділу і до частини документа, починаючи з поточної сторінки і до кінця документу.

Після набору і редагування тексту документу виконується орфографічний, граматичний і синтаксичний контроль правильності тексту. Якщо файл документу планується використовуватись в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску треба подумати про його конвертування в формат, який підходить для забезпечення можливості подальшої обробки даного документу. Перед друкуванням документу може виконуватись налагоджування пристроїв друку.

3. Інтеграція можливостей програм

Документ, створений в текстовому процесорі може включати в себе зовсім різні об’єкти, наприклад, таблиці, малюнки, діаграми. Створення і редагування таких об’єктів може здійснюватись без виходу з Word ’97 по місцю розташування об’єкта в документі. При цьому можуть використовуватись не тільки власні засоби Word ’97, але і засоби інших прикладних програм Windows.

Спільне застосування різноманітних програм з можливістю доступу до функцій один одного без виходу зі своїх середовищ передбачено одним з найбільш розповсюджених стандартів інтеграції OLE(Object Linking and Embedding) – зв’язування і вбудування об’єктів), покладеного в основу розробки сучасних програмних систем. Об’єктами можуть бути малюнки, діаграми, таблиці, а також інші елементи документа. Сучасний варіант технології – OLE 2.0 – дозволяє при створенні документів в середовищі текстового процесора(OLE-клієнта) використовувати дані і функціональні можливості інших програм(OLE-серверів). Зокрема, технологію OLE 2.0 підтримують програми WordPad, Word 6.0, Word 7.0 та ‘97(OLE-клієнти) і Excel, PowerPoint, Paint(OLE-сервери).

Об’єкт, який вміщено в документ, зв’язується з файлом документу за посиланням або вбудовується в нього.

При зв’язуванні об’єкт зберігається тільки в файлі OLE-сервера, а в документ, який ми редагуємо об’єкт викликається при необхідності його відображення на екрані або при друці. Такий варіант дозволяє зекономити зовнішню пам’ять, яка потрібна для розміщення файла документа. При переміщенні файла документа на інший комп’ютер необхідно перенести також і файл OLE-сервера з збереженим у ньому зв’язаним об’єктом.

При вбудовуванні об’єкт розміщується в самому файлі документу текстового процесора. Після вбудування об’єкта файл OLE-сервера можна зберегти або знищити. Якщо файл OLE-сервера зберігається і в ньому виконані всі дії над об’єктом, то для внесення цих змін в файл документа виконується актуалізація(поновлення) зв’язку.

В обох випадках(зв’язування або вбудовування об’єкта) при необхідності зміни об’єкта в ході редагування документа здійснюється автоматичний виклик OLE-сервера в вікно текстового процесора без переключання програм Windows.