Облікові регістри, техніка і форми бухгалтерського обліку, Детальна інформація

Пояснення шифрів рахунків:

31 – “Розрахунки в банках”,

37 – “Розрахунки з підзвітними особами”,

36 – “Розрахунки з покупцями і замовниками”

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгалтерського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотриманням хронологічної послідовності.

Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведена нижче.

Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку



З розглянутих положень можна зробити висновки про такі переваги журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку:

- скорочується обсяг облікової роботи і підвищується якість облікової інформації, що досягається усуненням проміжних облікових ланок (зокрема, складання меморіальних ордерів та їх реєстрації); уникнення багаторазовості і дублювання записів в облікові регістри;

суворо регламентується порядок ведення обліку, що зумовлено наявністю у журналах-ордерах заздалегідь надрукованих кореспондуючих рахунків і позицій аналітичного обліку, у зв'язку з чим облічувана господарська операція має бути записана в певну графу, за відповідною статтею;

завдяки наочності записів в облікових регістрах посилюється контроль за правильністю цих записів;

спрощується ведення аналітичного обліку по окремих рахунках завдяки об'єднанню його з синтетичним, що дає змогу уникнути відставання аналітичного обліку;

полегшується і прискорюється складання звітності, оскільки потрібну інформацію одержують безпосередньо з облікових регістрів, без суттєвих додаткових вибірок і розрахунків;

створюються додаткові можливості для більш ефективного використання обчислювальної техніки, що має велике значення для підвищення оперативності обліку.

Діалогово-автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку ґрунтується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожного синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нормативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: досить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із класифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна, оформлятися в порядку, який забезпечує:

- достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бухгалтерського обліку і звітності;

- своєчасність;

- системність, тобто взаємозв'язок інформації хронологічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;

- обґрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;

- повноту, тобто отримання всієї облікової і звітної інформації, необхідної для обліку і контролю;

- юридичну повноцінність інформації, що формується.

Впровадження в обліковий процес комп'ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з наданням їм, відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88), юридичної сили.

Документи і машинограми, виготовлені машинним способом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої системи кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити можливість користуватися чужими кодами. Схема діалогово-автоматизованої форми бухгалтерського обліку наведена нижче.

Схема діалогово-автоматизованої форми бухгалтерського обліку

Отже, система обліку, яка ґрунтується на використанні високоефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бухгалтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам управління і забезпечує: суміщення документації і реєстрації облікової інформації; зниження трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності й оперативності інформації; інтеграцію окремих видів господарського обліку - оперативного, бухгалтерського і статистичного; своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обґрунтованих рішень.

Спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Організація бухгалтерського обліку господарських операцій на малих підприємствах ґрунтується на єдиних методологічних засадах, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".