Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції в суді, Детальна інформація

2. Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх розшуку. Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ, справа повинні реєструватися в даному суді лише один раз.

Судові справи та інші матеріали, що надійшли до суду, реєструються на обліково-статистичних картках, в журналах і алфавітних покажчиках.

Кримінальні справи, що надійшли до суду, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках по першій, касаційній, наглядній інстанціях та в алфавітному покажчику. Алфавітний покажчик ведеться на кожного обвинуваченого (форми № 3, 4, 27, 33).

Цивільні справи по першій, касаційній, наглядній інстанціях, а також позовні заяви, що залишені без руху на підставі ст. 139 ЦПК України, реєструються на обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми № 5, 6, 28, 35).

Справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті на стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст. 51 КК України і ст. 7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми № 7, 8).

Справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м’яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання в зв’язку із хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми № 9, 10).

Справи щодо неповнолітніх, у тому числі закриті провадженням, до яких застосовуються примусові заходи виховного характеру, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми № 4, 11).

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках окремо за формами реєстрації.

В обліково-статистичних картках, відповідно до руху справи, повинні заповнюватись всі реквізити, передбачені формами.

Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, вилучаються і переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Справа 2-360/1991 р.

2-1/1992 р.

Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, на яких ставиться номер по картотеці минулого року, робиться напис про перенесення у картотеку наступного року і зазначається новий номер.

Для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції встановлено реєстраційні індекси:

“1” – кримінальні справи, перша інстанція;

“1-н” – справи неповнолітніх, щодо яких застосовуються примусові заходи виховного характеру;

“11” – кримінальні справи, касаційна інстанція;

“2” – цивільні справи, перша інстанція;

“22” – справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті провадженням у стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст. 51 КК України та ст. 7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення;

“4-к” – президія, скарги порядком нагляду у кримінальних справах;

“44-к” – президія, кримінальні справи порядком нагляду;

“4-ц” – президія, скарги порядком нагляду у цивільних справах;

“44-ц” – президія, цивільні справи порядком нагляду;

“5” - справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м’яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання в зв’язку із хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи;

“6” – судові виконавці;

“7” – бухгалтерія;

“8” – листування за заявами, пропозиціями, скаргами на роботу суду.

Номер судової справи та інших матеріалів складається з індексу, порядкового номера із зазначенням року згідно з номером обліково-статистичної картки або реєстраційного журналу. Наприклад, 1-20-1995 р. (кримінальна справа, перша інстанція), 22-25-1995 р. (справа про адміністративне правопорушення). Цей номер зазначається на обгортці справи або матеріалу і в алфавітному покажчику. За цим номером ведеться і все листування по справі.

Кримінальні справи публічного і приватного обвинувачення та цивільні справи підшиваються в обкладинку (форма №12).