Облік грошових коштів, Детальна інформація

у касі підприємства здійснюється відповідно до затвердженого Порядку ведення касових операцій підприємствами, установами та організаціями. Валютна готівка використовується переважно при здійсненні працівниками службових відряджень за кордон. Реалізація товарів та послуг за готівкову іноземну валюту заборонена (за винятком реалізації товарів і послуг під митним контролем та надання послуг готелями з обслуговуванням іноземних туристів) (лист Національного банку України № 275 та роз'яснення до нього).

Відповідно до постанови Правління Національного банку України від 22.05.98 № 207 установи банків перевіряють дотримання касової дисципліни на підприємствах. За наявності у підприємства поточних рахунків у кількох установах банків перевірку касової дисципліни може здійснювати будь-який банк, у якому відкрито поточний рахунок (незалежно від того, який банк встановив ліміт залишку готівки в касі).

Банк перевіряє повноту оприбуткування готівки, одержаної з каси банку; відповідність записів у касовій книзі підприємства сум, одержаних в банку І зданих в банк, даним банку; правильність витрачання готівки із виручки; правильність оформлення касових ордерів і ведення касової книги; своєчасність і повноту обліку в касовій книзі надходження і видачі готівки; залишок готівки в касі на день перевірки і відповідність його встановленому ліміту.

Результати перевірки оформляються актом з доданням до нього довідки (за формою додатку № 20), у якому відображається стан надходження готівки в касу підприємства і її витрачання за період, що перевіряється. Акт і довідка підписуються керівником, головним бухгалтером підприємства і представником банку. У разі відмови підписувати акт в ньому робиться напис «Відмовився» і додається відповідне письмове пояснення.

Перевірка дотримання касової дисципліни здійснюється також самим підприємством - комісією, призначеною наказом керівника підприємства. Результати перевірки оформляються актом (протоколом), у якому вказуються стан касової дисципліни, виявлення недостач або залишки грошових коштів у касі (якщо вони мали місце), їх сума, причини виникнення.

За результатами перевірки керівник підприємства приймає рішення про оприбуткування виявлених лишків і стягнення недостачі грошових коштів з матеріально відповідальної особи - касира. В бухгалтерському обліку роблять відповідні записи: лишки грошових коштів, оприбутковані в касу, зараховують на доходи підприємства (записом по дебету рахунка ЗО «Каса» і кредиту рахунка 719 «Інші доходи від операційної діяльності»); виявлена недостача грошових коштів у касі списується з кредиту рахунка

ЗО «Каса» на дебет рахунка 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» з подальшим віднесенням на рахунок касира записом по дебету рахунка 375 «Розрахунки по відшкодуванню завданого збитку» І кредиту рахунка 716

«Відшкодування раніше списаних активів». Відшкодована касиром недостача грошових коштів відображається записом по дебету рахунка ЗО «Каса» І кредиту рахунка 375 «Розрахунки по відшкодуванню завданого збитку».

Відповідно до Указу Президента України від 11.05.99 № 491 до суб'єктів підприємницької діяльності всіх форм власності за порушення норм по регулюванню готівкового обігу застосовуються такі санкції:

- за порушення встановлених лімітів залишків готівки у касі - в 2-кратному розмірі суми виявленої надлімітної готівки за кожен день;

- за неоприбуткування (неповне оприбуткування) готівки в касу - в 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми;

- за невстановлення установами комерційних банків ліміту залишку грошей в касі підприємства - в 50-кратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожен випадок;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих авансів - у розмірі 25% від виданих під звіт сум;

- за використання готівки з виручки, одержаної від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень, на виплату заробітної плати, матеріального заохочення, допомоги всіх видів, компенсацій за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі використаної готівки;

- за проведення готівкових розрахунків без надання одержувачам платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би засвідчував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів.

Облік розрахунків з підзвітними особами

Грошові кошти можуть витрачатися через касу підприємства, а в окремих випадках, коли оплата витрат через касу або рахунків у банках затруднена або зовсім неможлива (службові відрядження, придбання дрібного інвентарю, канцелярних предметів тощо), - через підзвітних осіб.

Витрати на службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України І за кордоном» від 23.04.99 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 № 59 (з наступними змінами і доповненнями). Відповідно до вказаних нормативних актів працівники підприємства направляються у відрядження згідно з наказом керівника (або його заступника). Строк відрядження не може перевищувати: в межах України - ЗО календарних днів, за кордоном - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направлаються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не

повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.

Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі, в якому зазначається дата вибуття у відрядження І дата повернення з відрядження. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат підприємства тільки за наявності документів, які підтверджують зв'язок даного відрядження з основною діяльністю підприємства (заключення договорів, угод, участь в переговорах, конференціях, симпозіумах тощо). Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляють ся у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів) встановлені в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту: для відряджень у межах України - 6 грн„ для відряджень за кордон - 160 грн. У разі, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування, норми добових витрат встановлені: при одноразовому харчуванні - 4 грн. 80 коп., при дворазовому - 3 грн. 60 коп., при трьохразовому харчуванні - 2 грн. 40 коп. При відрядженнях за кордон - відповідно 126 грн., 90 грн., 57 грн.

Для державних службовців і працівників підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, норми відшкодування витрат на відрядження за кордон (норми добових витрат і по відшкодуванню витрат на наймання житлового приміщення за добу) встановлені в Додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготривалому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у

разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80% від норм добових витрат, визначених у Додатку до цієї постанови для даної країни.

Визначення днів відрядження для виплати добових здійснюється з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою. За відсутності у посвідченні відмітки про відрядження добові не виплачуються.

За наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує особам, що перебували у відрядженні, також витрати:

- на проїзд до місця відрядження і назад (крім таксі) з урахуванням усіх видів витрат, пов'язаних з придбанням квитків, користуванням постільними речами в поїздах, а також страхових платежів на транспорті;

- по найманню житлового приміщення у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих у готелях (прання, чистка, прасування одягу тощо), але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання (для державних службовців);

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% від вартості місця за добу;

на користування у готелях холодильником І телевізором;