Облік доходів, витрат і фінансових результатів автотранспортного підприємства”, Детальна інформація

правильності віднесення доходів і витрат до відповідних звітних періодів;

обліку витрат і результатів діяльності по структурних підрозділах;

формування та розподіл прибутку;

накопичення даних для відображення їх у машинних регістрах синтетичного обліку, декларація по ПДВ і податку на прибуток, бухгалтерській звітності.

Інформація із зазначених завдань формується у різних масивах, які створюються за документами, що відображають переміщення товарно-матеріальних цінностей, засобів, коштів, розрахунків, тощо. Тобто інформаційно ці завдання пов’язані між собою, а також із завданнями інших комплексів системи автоматизації бухгалтерського обліку. Отже, автоматизація обліку фінансових результатів в значній мірі визначається методикою обліку, оперативністю та аналітичністю інформації на даних ділянках обліку. Підсистема обліку прибутку розглядається як самостійна кібернетична система, яка складається з трьох блоків:

вхід (інформація про доходи і витрати);

моделювання процесу формування і розподілу прибутку (трансформація доходів та витрат у фінансовий результат);

вихід (звіт про фінансові результати, облікова інформація для внутрішнього використання).

Облік прибутку повинен бути побудований таким чином, щоб його показники можна було перетворити в показники звітності про фінансові результати. З цього приводу виникає об’єктивна необхідність у підвищенні оперативності бухгалтерського обліку, що на нинішньому етапі неможливо без автоматизації облікових робіт із застосуванням сучасних технічних засобів і технологій збору та опрацювання обліково-економічної інформації. Система автоматизованого бухгалтерського обліку (АБО) є однією з різновидів автоматизованої системи опрацювання інформації.

Сучасною автоматизованою системою бухгалтерського обліку і аналізу, котра забезпечить вищезгадані завдання, повинна бути система, до складу якої входять автоматизовані робочі місця бухгалтерів (АРМБ). Основна концепція побудови АРМБ заключається у децентралізованій обробці інформації безпосередньо на робочому місці облікового працівника з використанням персональних баз даних, баз знань та цілей, а також у формуванні локальних та глобальних мереж АРМ на базі ПЕОМ.

АРМБ – являє собою проблемно орієнтовану діалогову систему “користувач-комп’ютер”, програмні та технічні засоби якої забезпечують вирішення функціональних задач безпосередньо на робочому місці.

Бухгалтер зі свого АРМа викликає програму, здійснює ввід інформації з документа через клавіатуру. У цьому випадку виключається процес кодування інформації, що в документі, процес компонування і підбору документів у пачки, підрахунку контрольних сум, таксування, що збільшує продуктивність праці. Крім цього змінюються типові форми первинної документації. При вводі здійснюється контроль правильності та достовірності інформації. Звичайно, найбільша кількість помилок при паперовій (ручній) обробці даних виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до іншого, а теж при складанні звітності та різних довідок. Використання АБО дозволить повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки в умовах АСОЇ ведеться, як правило, один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилок при переносі даних між регістрами обліку дорівнює “нулю”. Функціонування АРМБ виключає необхідність виносу документів з бухгалтерії до інформаційно-обчислювального центру (ІОЦ), дозволяє контролювати процес обробки на будь-якій стадії, виключає непорозуміння між працівниками бухгалтерії та ІОЦ, щодо строків обробки інформації та її якості. Робота в умовах АРМБ підвищує оперативність та контрольні функції обліку, здійснює прямий вплив на вдосконалення методології бухгалтерського обліку. Слід зазначити, що однією із важливих експлуатаційних характеристик сучасних АРМБ є наявність системи програмно передбаченої допомоги бухгалтеру при обробці інформації на ЕОМ. Наявність АРМБ здійснює вплив на всю організацію бухгалтерського обліку на підприємстві: функціональний розподіл праці бухгалтерів замінюється функціонально-системним, щодо цілей контролю і управління об’єктами синтетичного і аналітичного обліку.

Але переведення обліку на автоматизоване ведення бухгалтера здійснюють ручний ввід залишків і оборотів з клавіатури. Інформаційне забезпечення охоплює теж сукупність нормативно-довідкових відомостей, які є у вигляді різних довідників. Їх кількість і склад залежить від програмного забезпечення, що використовується, виникає проблема спеціального кодування та єдиної номенклатури кодів, як основного елементу комплексної механізації і автоматизації обліку, яка б задовільняла потреби усіх ланок облікової роботи. Ці коди забезпечують проходження потоку інформації від первинних документів до машинограм, тобто облікових регістрів. Важливе значення надається розробці і правильному застосуванню кодів синтетичних рахунків і об’єктів їх аналітичного обліку. Як правило, коди синтетичних рахунків і об’єктів їх аналітичного обліку мають сім знаків. Перші два знаки коду відведені для позначення номеру синтетичного рахунку, згідно плану рахунків, третій знак означає субрахунок або іншу вищу групову ознаку аналітичного обліку і код аналітичного обліку першого порядку, четвертий і п’ятий знаки означають коди аналітичних ознак другого, а шостий і сьомий третього порядку, відповідно.

Розроблені коди вводяться з клавіатури для створення довідника, який може корегуватись і доповнюватись. При взаємодії комплексу з іншими завданнями можна використовувати довідники господарських операцій, структурних підрозділів, МВО, партнерів, аналітичних рахунків, бухгалтерських кореспонденцій. При кодуванні документів бухгалтер використовує роздруковані на принтері довідники. Функціонування АРМБ дозволяє здійснювати введення у ЕОМ даних з документів, не виконуючи їх кодування. Адже зручно використовувати діалоговий режим, де на дисплеї дуже швидко знаходиться необхідний код.

До складу системи автоматизованої обробки задач з обліку фінансових результатів входить база даних і мовні програмні засоби, які реалізують доступ до даних та управління ними, а теж програмне забезпечення для розв’язку даного комплексу задач і засобів спілкування користувачів з системою у вигляді відповідних мов діалогу.

Раціональна організація синтетичного і аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням АРМБ забезпечує виявлення фінансового результату та контролю за його подальшим використанням. При АБО регістрами синтетичного і аналітичного обліку є машинограми.

В умовах АРМБ здійснюється інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програм та групування дебетових і кредитових оборотів на рахунку, згідно з принципом подвійного запису, проводиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішення задач обліку в двох режимах – регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм.

Формування і контроль даних первинного обліку та нормативно-довідкової інформації (НДІ) здійснюється у наступному порядку. На екран дисплею виводяться форми первинних документів, а з клавіатури здійснюється набір даних шляхом заповнення пустих вікон форми, одночасно з набором допустимість значень реквізитів та правильність їх представлення. Інформація, яка пройшла контроль записується на машинний носій в робочу базу даних. Помилкові дані відображаються на екрані дисплею для необхідної коректировки реквізитів. Коректування первинних документів та НДІ здійснюється шляхом фізичного знищення або вводу нових даних. Виправлені дані знову розміщуються в робочу базу даних. Типові форми первинних документів та НДІ створюються ПЕОМ за взірцями бланків первинних документів та комплектуються у бібліотеку. Одночасно формується база даних первинної інформації, в якій зберігаються бухгалтерські записи за звітний період. Кожен з них має наступну стандартну структуру: довідкові та групувальні показники (номер документу бухгалтерського запису, код операції, підприємства; основний рахунок, кореспондуючий рахунок, кількість і сума).

База даних складається із продубльованих подвоєних господарських операцій і має велику інформаційну ємність. Вона дозволяє в реальному режимі часу отримувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідну для аналітичного обліку і звітності інформацію та показники.

Схематично автоматизацію обробки даних з обліку фінансових результатів можна зобразити на рис. 2.

Як видно з даної схеми, побудова технологічного процесу обробки інформації про фінансові результати має свої особливості. Інформація, яка формується на рахунках прибутків, доходів і збитків накопичується при вирішенні інших облікових завдань, тобто є похідною. Запис на цих рахунках можливий лише при завершенні записів на інших синтетичних рахунках і потребує додаткового розрахунку.

Як видно з даної схеми, побудова технологічного процесу обробки інформації про фінансові результати має свої особливості. Інформація, яка формується на рахунках прибутків, доходів і збитків накопичується при вирішенні інших облікових завдань, тобто є похідною.

Алгоритми, які реалізуються на даній ділянці, передбачають сумування по різних угрупованнях, обчислення оборотів та вихідного сальдо. Є і спеціальні алгоритми, за якими виконується розрахунок витрат обігу.



Рис. 2. Схема автоматизованої обробки даних обліку фінансових результатів.

Підприємства можуть використовувати різні пакети прикладних програм-тому форми вихідних повідомлень можуть відрізнятись.

Важливим елементом комп’ютеризованого середовища є програмне забезпечення, яке складається із системного і прикладного. Сьогодні ринок програмного забезпечення пропонує широкий вибір бухгалтерських систем різного ступеня складності, спрямованості, якості на ціни.

Для підприємств, які у своїй роботі застосовують журнально-ордерну форму обліку, найкраще застосовувати програму “1С:Бухгалтерія”. Ця програма є поширеною серед фірм та завоювала добру репутацію серед бухгалтерів різних рівнів, завдяки своїй гнучкості, тобто здатності змінювати стандартні зразки типовий операцій, документів і розрахунків, що входять в комплект, згідно з конкретною системою обліку (планом рахунків, системного аналітичного обліку, іншими особливостями обліку, щодо конкретних суб’єктів господарювання).

Версія програми “1С:Бухгалтерія-Проф”розроблена для операційної системи Windows 98 являється універсальним бухгалтерським інструментом і може бути настроєна самим бухгалтером на діючу на підприємстві форму обліку та її особливості. Проте комплект поставки вже включає в себе попередню настройку різних режимів з тим, щоб полегшити освоєння програми користувачами, недостатньо знайомими з роботою на комп’ютері. Стандартна настройка включає в себе базовий список рахунків, містить зразки типових документів і комплект звітності для ДПА. Всі форми первинних документів, типові операції, документи, розрахунки, звіти і звітні форми є зразками, тому їх можна легко змінити під особливості діяльності господарюючого суб’єкта.

Слід зауважити, що згідно Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” від 22.05.97 р. (з відповідними змінами та доповненнями) прибуток визначається за сумою скоригованого валового доходу звітного періоду, зменшеної на суму скоригованих валових витрат, безпосередньо пов’язаних з одержанням доходу, і суми амортизаційних відрахувань. Облік валових доходів і витрат може вестись на підприємстві, як у окремому журналі, так і системно, із застосуванням рахунків “Валові витрати” і “Валові доходи”.