Складання й оформлення службових документів, Детальна інформація

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування — це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати».

Наприклад:

Гарантійні листи — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Текст гарантійного листа може бути таким:

або

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу. Наприклад:

Листи-відповіді — це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обґрунтованим. Наприклад:

або

У зв'язку з тим, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 21.04.2000 згідно з накладною № 125698 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника під час розкривання ящиків і перевірки вмісту з участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича було виявлено нестачу 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11-4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев'ять) грн. 27 коп. (акт 21.04.2000 № 121),...

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2000) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок № 000123876 у Лісовому відділенні банку «Тріумф» м. Житомира.

Просимо надати актову залу для проведення загальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства «Троянда».

Директорам навчально-виробничих комбінатів

Видавництво «Ярославна» пропонує Вашій увазі нові книги, що вийдуть у світ протягом 2000 р. :

Кравченко С.Н. Народна мудрість. 240 с. 3 грн. 20 коп.

Пронін Н.М. Культура мови. 224 с. 2 грн. 12 коп.

Величко Т.Г. Машинопис. 200 с. 2 грн. 17 коп.

Сологуб В.О. Ділове спілкування. 208 с. 1 грн. 80 коп.

Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адресою: Видавництву «Ярославна» (відділу реалізації) , вул. Запорізьких козаків, 7, Київ, 02968.

Замовлені книги надсилаємо післяплатою після виходу їх у світ.

Телефони для довідок: 223 45 87, 223 97 01.

Чекаємо на Ваші замовлення.

Київський історико-архівний інститут проводить семінарські заняття із секретарями директорів коледжів і професійно-технічних училищ за програмою «Зміст, структура та організація діловодства в навчальному закладі».

Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін:

1 Секретарська справа — 60 год.

2 Машинопис — 24 год.

3 Робота на персональному комп'ютері — 60 год.

Оплата за курс навчання становить 300 (триста) бивень і здійснюється до початку занять.

Розрахунок готівковий або безготівковий.

Наш розрахунковий рахунок № 000123964 у Львівському відділенні Промбудбанку м. Києва, МФО 312567.