Підприємництво, Детальна інформація

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;

вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:

напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за

одиницю часу;

структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та

іншими ознаками класифікованого поділу;

режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:

прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;

однократність виконання кожної операції;

паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;

листи та запити народних депутатів;

найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

звернення громадян;

договори,

найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:

первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;

вітальні листи та телеграми,

проспекти, запрошення, прейскуранти;