Загальні вимоги до організації діловодства в установі, Детальна інформація

Реферат

на тему:

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ.

План

Функції канцелярії установи.

Завдання служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства.

1. Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією. В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.

В ЄДСД міститься Типове положення про канцелярію, в якому визначаються основні завдання і функції канцелярії, права і обов’язки працівників.

Основні функції канцелярії установи:

прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

оформлення і відправка вихідних документів;

стенографування і друкування документів;

контроль за виконанням документів;

формування справ і здача їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів;

методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

контроль за веденням операцій з документами.

2. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки – посадовими інструкціями.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін.

3. Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

оптимальну організаційну побудову служби;

вибір раціональної системи діловодства;

чіткий розподіл функцій між працівниками;

нормування праці кожного працівника;

правильне визначення кількісного складу працівників;

впровадження прогресивних методів управління персоналом;

застосування обчислювальної техніки;