Загальні правила оформлення службових документів, Детальна інформація

Загальні правила оформлення службових документів
Тип документу: Реферат
Сторінок: 4
Предмет: Документація
Автор: Олексій
Розмір: 10.3
Скачувань: 3248
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:



У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.

3. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

або

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:



Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Кондратьєв

Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:

Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар

Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.

Перший спосіб:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу “Прилад”

(підпис) Я.В.Вольський

The online video editor trusted by teams to make professional video in minutes