Загальні правила оформлення службових документів, Детальна інформація
Загальні правила оформлення службових документів
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:
У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.
Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день.
У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.
3. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:
Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:
або
Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:
Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:
Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).
Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:
Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:
Декан факультету
професор (підпис) І.П.Кондратьєв
Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:
Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар
Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.
Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.
Перший спосіб:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу “Прилад”
(підпис) Я.В.Вольський
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:
У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.
Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день.
У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.
3. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:
Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:
або
Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:
Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:
Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).
Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:
Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:
Декан факультету
професор (підпис) І.П.Кондратьєв
Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:
Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар
Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.
Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.
Перший спосіб:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу “Прилад”
(підпис) Я.В.Вольський
The online video editor trusted by teams to make professional video in
minutes
© Referats, Inc · All rights reserved 2021