Організація роботи з документами, Детальна інформація
Організація роботи з документами
Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи.
3. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
складання проекту документа;
погодження проекту документа;
перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
підписання документа керівником ( у необхідних випадках – затвердження);
реєстрація документа;
відправлення документа адресатові;
підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.
Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.
Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.
Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в “Журналі реєстрації вихідних документів”. Для реєстрації необхідні такі дані:
індекс документа, що включає і номер справи;
дата документа;
адресат (кореспондент);
короткий зміст чи заголовок;
відмітка про виконання;
виконавець;
примітка.
Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.
3. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
складання проекту документа;
погодження проекту документа;
перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
підписання документа керівником ( у необхідних випадках – затвердження);
реєстрація документа;
відправлення документа адресатові;
підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.
Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.
Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.
Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в “Журналі реєстрації вихідних документів”. Для реєстрації необхідні такі дані:
індекс документа, що включає і номер справи;
дата документа;
адресат (кореспондент);
короткий зміст чи заголовок;
відмітка про виконання;
виконавець;
примітка.
Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.
The online video editor trusted by teams to make professional video in
minutes
© Referats, Inc · All rights reserved 2021