Поняття про телеконференції. Правила організації телеконференцій, Детальна інформація

Як залучити до участі в телеконференції?

Для того, щоб залучити учасників укладач програми повинний якось зацікавити їх, побадьорити і настроїти на активну участь. Дайте людині зрозуміти, що іншим учасникам цікаво почути його думку й обмінятися досвідом. У телеконференції учасникам, можливо, необхідна велика підтримка, чим при проведенні звичайних занять, тому ваша роль, як творця програми, здобуває особливе значення.

Перед початком програми, подзвоните декільком учасникам і попросите їх бути готовими висловити свої чи зауваження задати питання у випадку, якщо дискусія почне «пробуксовувати». Можна використовувати реєстраційну інформацію для того, щоб визначити учасників, що погодяться на таку роль. Заздалегідь підготовлені питання можуть викликати ланцюгову реакцію серед членів групи.

Складіть список питань, що підбивають підсумок основним темам кожної сесії і перед проведенням конференції вистеліть їхнім учасникам. Використовуйте цей список для початку дискусії, попросивши членів групи вибрати питання, що їм би хотілося обговорити більш докладно.

Використовуйте формати, що стимулюють членів групи активно брати участь у дискусії. Майже всі методи, використовувані при навчанні дорослих (вивчення конкретних ситуацій, експертна дискусія, рольова гра), можна успішно включати в програму телеконференції. Наприклад, на початку програми можна дати учасникам кілька конкретних ситуацій для аналізу для того, щоб згодом докладно їхній обговорити.

Попросіть групу в одному з регіонів підготувати відповідь на конкретне питання, що буде запропонований на наступній сесії. Почуття відповідальності за питання змусить учасників залишитися після завершення програми і продовжити обговорення теми один з одним. Цей прийом також стимулює співробітництво і забезпечує початок наступної дискусії.

Також під час проведення телеконференцій є важливим стиль повідомлення. Стиль повідомлення — сукупність прийомів і засобів, використовуваних для того, щоб передане повідомлення було правильним, зрозумілим і що запам'ятовується. При проведенні телеконференцій, коли учасники сприймають повідомлення на слух, важливо використовувати мовні засоби, що можуть поліпшити процес спілкування. Звичайно, ми ще не усіх знаємо про прийоми, що сприяють кращому сприйняттю усного мовлення, але вже сьогодні мається ряд посібників про представлення усних повідомлень, що можуть зробити презентації за допомогою телеконференцій ефективними і приємними.

Дайте анонс вашого майбутнього повідомлення у формі короткого огляду. Заздалегідь повідомите слухачам, як буде організоване повідомлення — від загальної ідеї до конкретних чи прикладів навпаки. Це допоможе слухачам краще спланувати власний процес розуміння і запам'ятовування.

Плануйте коротко обговорити багато дрібних питань. Розмаїтість дозволяє підтримувати високий рівень інтересу, що приводить до активного слухання. Ведіть програму у швидкому темпі, концентруйте увагу швидкою зміною тим, чергуйте 10-15 хвилинні обговорення тим з іншими видами діяльності. Ці види діяльності можуть варіювати від простої питання-відповіді до використання групового обговорення, так називаної « групи, щодзижчить,» (адаптація методу «шість мину_-шість чоловік») у кожнім регіоні.

Використовуйте повторення і резюмування для того, щоб допомогти слухачам запам'ятати ключові моменти. Під час годинної програми повторюйте нові слова, чи концепції фрази, принаймні, три рази. Нові слова можна вимовляти в ефірі по буквах, щоб аудиторія краще їх зрозуміла, а можна розіслати слухачам друкований список нових слів як доповнення до основних матеріалів.

Використовуйте в програмі видрукувані тези свого повідомлення, ілюстровані чи брошури навіть докладний конспект. Друковані матеріали підсилюють усне сприйняття і дозволяють швидко переглянути весь матеріал.

Дуже важливо наприкінці програми дати учасникам резюме. Якщо час уже закінчується, то можна дати коротке резюме для того, щоб зв'язати разом найважливіші моменти експертної чи звичайної дискусії.

Що таке зворотний зв'язок і чому її треба планувати?

Зворотний зв'язок — це процес одержання інформації про проведену дискусію, покликаний завершити цикл спілкування (так називану «петлю комунікації»). Зворотний зв'язок допомагає відкоригувати незрозумілі моменти і заповнити пробіли. Можна також використовувати зворотний зв'язок при плануванні майбутніх програм. Для вас важливо чітко продумати, як ви здійсните зворотний зв'язок, оскільки телеконференція дає тільки усні репліки. З членами групи, що фізично відділені від вас, необхідно спробувати знайти спосіб одержати зворотний зв'язок під час програми і після ефіру.

Загальноприйнятий метод одержання зворотного зв'язку полягає в простому проханню про неї під час програми. На самому початку програми забезпечте необхідну якість сприйняття на місцях. Запитаєте членів групи, чи не з'явилися в кого-небудь питання по обговорюваній темі. Через те, що для деяких слухачів телеконференція є новинкою, вони можуть неохоче йти на зворотний зв'язок, і щоб випередити подібний варіант, варто подзвонити окремим слухачам до початку програми.

З'ясуєте, чи є представлений матеріал релевантним для учасників. Під час презентації зробіть кілька пауз, щоб звернутися до слухачів із проханням про зворотний зв'язок. Попросите одного чи двох учасників коротко прокоментувати цінність отриманої для них інформації. Чи буде людина її використовувати? Якщо так, то як? Зворотний зв'язок по місцеві стимулює інших учасників думати творчо.

Замість індивідуального оцінювання учасників задайте групі в кожнім регіоні ряд питань і попросите обговорити їх після завершення програми. Групова робота з метою перебування спільного найбільш оптимальної відповіді стимулює взаєморозуміння і допомагає учасникам глибше зрозуміти обговорювану тему. Нехай члени групи напишуть свої імена під відповіддю (це дає можливість меншості висловити свою думку) і відправлять його вам поштою для оцінювання до наступної програми.

Використовуйте письмові форми зворотного зв'язку для того, щоб визначити чи відповідає ваша програма поставленим цілям. У друковані матеріали, що відсилаються перед програмою, можна включити поштову листівка-запитальник з порожнім місцем для зауважень.

Телеконференції — це концентрований відрізок часу прослуховування і взаємодії. Дуже часто творці програм упускають важливі компоненти в програмі тільки через те, що в них бракує часу повернутися до запису програми і ще раз її проаналізувати. Запам'ятаєте, що прослуховування запису програми є коштовним інструментом зворотного зв'язку.