Мовний етикет, Детальна інформація

3) Заключні слова, знак, що розмову закінчено

1. Початкові фрази в службовій розмові повинні вказувати не лише на те, що зв‘язок між сторонами встановлений: Алло – Я слухаю! Вас слухають, але й визначити ці сторони. Службова особа, знявши трубку, називає прізвище або місце роботи: Кафедра. Бухгалтерія. Секретаріат. Той. Хто починає розмову, називає своє прізвище, ім‘я по батькові, а також установу чи особу. Від чийого імені він говорить. У відповідь теж називають себе й установу або себе й свою посаду. При цьому сторони вітаються.

Якщо ініціатор розмови не впевнений у правильності набраного номера. Він послуговується формулою: Пробачте, це секретар ректора? Пробачте, це Світлана Іванівна? Якщо ви помилились номером, припиніть розмову словами: пробачте. Це помилка. До речі. якщо до вас подзвонили помилково, не треба сердитись і ображати людину на другому кінці міста чи країни.

Якщо хочуть розмовляти не з тим, хто взяв трубку, кажуть:

– Добрий день. Чи можу я попросити до телефона Миколу Петровича

На це відповідають:

–Добрий день! Одну хвилину, я зараз передаю трубку.

Або:

–Прошу зачекати.

Або:

–На жаль, Микола Петрович вийшов, буде о третій. Чи можу я йому щось переказати?

Або:

–Є його колега (заступник). Будете розмовляти?

Ось фрази на ознаку особливої ввічливості:

–Чи можна попросити...

–Чи не можна покликати...

–Ви можете покликати...

–Чи не важко попросити...

В офіційному звертанні по телефону неприпустиме: "Мені Петренка" без привітання, "будь ласка" чи "прошу", без посади або імені по батькові.

Існує й ряд ввічливих форм відмови:

–Вам не складно буде зателефонувати ще раз?

–На жаль, його нема, ви не змогли б зателефонувати через годину?

2. Для викладу справи слід добирати короткі фрази, які легше сприймаються на слух. Крім того, слід пам‘ятати, що довгі телефонні розмови формують у людей мовну нечіткість. неділовитість фрази.

Розмова по телефону не повинна перетворюватись у монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, щоб міг включитися співрозмовник.

3. Ініціатива закінчення розмови належить, звичайно, тому, хто потелефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому. Розмову закінчує старший, але при всій віковій чи службовій відстані між співрозмовниками вони однаково повинні вживати обов‘язкові формули ввічливості: Добрий день! Прошу! Будь ласка! Будьте люб‘язні! Пробачте за турботу! Дякую за увагу! До побачення1

Бувають випадки, коли з якихось причин зв‘язок під час розмови переривається. Існує правило, за яким і при розмові по службовому телефону й по домашньому знову набирає ініціатор розмови.

ПРИМІТКА І. Поздоровити по телефону зі святом чи сімейною подією можна лише близьких друзів і знайомих. Людей, з якими ви підтримуєте офіційні стосунки. Поздоровляти слід особисто.

Висловлювати співчуття по телефону неприпустимо, лише особисто або листом.

Просити про послугу по телефону можна лише людину близьку вам або рівну вам за своїм службовим становищем.

Подякувати за послугу по телефону можна. Але при нагоді подяку варто повторити в особистій розмові