Автоматизація. Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками, Детальна інформація

99 “Надзвичайні витрати”

1.2. Microsoft Excel. Введення даних. Роздрук робочих листів.

Електронні таблиці (ЕТ) або табличний процесор призначені для введення різних обчислень. За допомогою електронних таблиць також можна будувати зведені таблиці, графіки та діаграми. Всі документи створені в Microsoft Excel будуть мати розширення *.xls.

Для введення даних у яку-небудь чарунку таблиці слід зробити цю чарунку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип шрифту (жирний, курсив, підкреслення). Вводити дані в активну чарунку можна безпосередньо у полі самої чарунки (для цього слід клацнути двічі мишею по чарунці або натиснути клавішу F2) чи в полі рядка формул (для цього слід клацнути мишею по рядку формул). При цьому курсор набирає вигляду вертикальної риски, яку можна переміщати за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (покажчик миші перевести у потрібну позицію і натиснути ліву кнопку). Символи можуть вводитись у режимі Замена або Вставка. У першому випадку введений символ заміщує той символ, на якому знаходився курсор. У режимі Вставка символи праворуч від курсора зсуваються праворуч і символ вводиться на звільнене місце. Переключення між режимами здійснюється клавішею [Ins]. Після введення символу курсор переміщується на одну позицію праворуч. Для вилучення символу у позиції курсора слід натиснути клавішу [Del], а символу ліворуч від курсора — клавішу [Backspace]. Натискування клавіші [Enter] завершує введення та редагування даних у чарунці, а клавіші [Esc] — відміняє його.

Відновити попередній вигляд чарунок можна також командою Правка/Отменить, але це потрібно зробити до подачі інших команд.

При натискуванні клавіші [Enter] табличний курсор переміщується на одну чарунку у напрямі, який визначається вибраним елементом у списку Переход к другой ячейке после ввода информации. Цей список виводиться у вкладці Правка вікна діалогу Параметры. Для зміни напряму слід розкрити цей список і вибрати нове значення напряму.

Цікавою особливістю введення в Excel є автовведення. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметры. При введенні даних у цьому режимі Excel намагається угадати, що вводиться, і допише свій варіант до кінця. Якщо користувач згодний з цим варіантом, то слід просто натиснути клавішу [Enter]. В іншому випадку слід продовжити введення, ігноруючи пропозицію Excel.

Типи даних. Чарунка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:

• число, включаючи дату і час;

• текст;

• формула.

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 ... 9, а також знаки + і -. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або Е. Мантиса — ціле або дійсне, порядок — ціле. Число з експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку. Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час — у форматі ГТ:ХХ:СС. Для введення поточної дати використовують комбінацію клавіш [Ctrl—;], а поточного часу — комбінацію [Ctrl-Shift-;]. Можна поєднати в одній чарунці дату і час.

При індикації чисел у полі чарунки форма їх представлення залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі в чарунці розміщується вісім символів. Цілі числа Excel виводить у формі цілого, навіть якщо вони введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється. Якщо і це не допомогає, то число виводиться у формі з експонентою.

Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф (наприклад, якщо вводиться текст 1234, який може сприйнятися як число, тоді рядок введення повинен мати вигляд '1234). Якщо -"«ведений у чарунку-текст довший, ніж ширина чарунки, то він розповсюдиться вправо на сусідні чарунки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа чарунки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При встановленні прапорця Переносить по словам вкладки Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись, займаючи в чарунці декілька рядків.

Формула починається із символу "=" і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки (посилання на чарунку), функція. В полі чарунки після введення формули може відображатись або формула, або значення, обчислене за формулою. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Це вікно викликається командою Сервис/Параметры.

Якщо у результаті введення числа або обчислень за формулою чарунка заповнюється символами "#", то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення.

Excel дає можливість дописувати до чарунок примітку — довільний текст, який, наприклад, роз'яснює призначення чарунки. Чарунки, яким приписана примітка, помічені червоною крапкою у правому верхньому куті чарунки. Для встановлення примітки для виділеної чарунки слід виконати команду Вставка/Примечание і у діалогому вікні Примечание заповнити поле Текстовое примечание. При переміщенні покажчика миші по чарунці, що має примітку, остання з'являється на екрані під чарункою.

Якщо вимкнути прапорець Индикатор примечаний на вкладці Вид (ця вкладка викликається командою Сервис/Параметры, то примітка не буде з'являтись при переміщенні покажчика миші по чарунці.

Виділення діапазону чарунок. Більшість команд Excel оперують з активною чарункою або виділеним діапазоном чарунок.

Для виділення суміжного діапазону чарунок (чарунки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових чарунок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті чарунок діапазону, підсвічуючи їх. Коли курсор доходить до кінця вікна, лист починає прокручуватись.

При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.

Для виділення колонки або рядка слід клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка. Для виділення декількох колонок або рядків слід натиснути клавішу [Ctrl] і, не відпускаючи її, клацнути по колонках і рядках, які треба виділити. Виділити діапазон можна також за допомогою команди Правка/Перейти, ввівши діапазон у полі Ссылка. Діапазон включає адресу лівого верхнього і правого нижнього кутів діапазону чарунок, розділених двокрапкою. Якщо виділяється діапазон колонок., то в адресі можна не вказувати номери рядків, а якщо діапазон рядків — то імена колонок.

Для виділення несуміжного діапазону чарунок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по чарунках, які потрібно виділити. При виділенні несуміжного діапазону за допомогою команди Правка/Перейти слід розбити несуміжний діапазон на ряд суміжних і вказати у полі Ссылка ці діапазони, розділяючи їх комою.

Виділити всі чарунки можна за допомогою команди Правка/Выделить все.

Чарунки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної чарунки, яка зберігає звичайний колір і рамку. -

Для зняття виділення слід клацнути мишею на чарунці, яка знаходиться поза виділеним діапазоном. Широкі можливості у виділенні надає вкладка Выделение группы ячеек вікна діалогу Перейти, яке відкривається командою Правка/Перейти. Опції цієї вкладки дозволяють виділити порожні чарунки, чарунки, що містять константи, формули і т.д.

Переміщувати табличний курсор всередині виділеного діапазону можна так само, як і в невиділеному діапазоні, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [Ctrl].

Поділ листів на сторінки. Excel автоматично розділяє лист на сторінки по вертикалі та горизонталі, якщо встановлено прапорець Авторазбиение на страницы на вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Роздільники сторінок (штрихові лінії) з'являються на екрані при друкуванні або попередньому перегляді листа книги. Іноді необхідно власноручно поділити лист на сторінки як горизонтально, так і вертикально.

Для встановлення горизонтального поділу слід перемістити табличний курсор у чарунку, з якої буде починатись нова сторінка (ця чарунка має зваходитися у колонці А) і виконати команду Вставка/Разрыв страницы. Для встановлення вертикального поділу слід перемістити курсор у чарунку, з якої буде починатися нова сторінка (ця чарунка повинна знаходитися у рядку 1) і виконати команду Вставка/Разрыв страницы.