Автоматизація Журналу № 4, Детальна інформація

Excel дає можливість дописувати до чарунок примітку — довільний текст, який, наприклад, роз'яснює призначення чарунки. Чарунки, яким приписана примітка, помічені червоною крапкою у правому верхньому куті чарунки. Для встановлення примітки для виділеної чарунки слід виконати команду Вставка/Примечание і у діалогому вікні Примечание заповнити поле Текстовое примечание. При переміщенні покажчика миші по чарунці, що має примітку, остання з'являється на екрані під чарункою.

Якщо вимкнути прапорець Индикатор примечаний на вкладці Вид (ця вкладка викликається командою Сервис/Параметры, то примітка не буде з'являтись при переміщенні покажчика миші по чарунці.

Виділення діапазону чарунок. Більшість команд Excel оперують з активною чарункою або виділеним діапазоном чарунок.

Для виділення суміжного діапазону чарунок (чарунки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових чарунок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті чарунок діапазону, підсвічуючи їх. Коли курсор доходить до кінця вікна, лист починає прокручуватись.

При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.

Для виділення колонки або рядка слід клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка. Для виділення декількох колонок або рядків слід натиснути клавішу [Ctrl] і, не відпускаючи її, клацнути по колонках і рядках, які треба виділити. Виділити діапазон можна також за допомогою команди Правка/Перейти, ввівши діапазон у полі Ссылка. Діапазон включає адресу лівого верхнього і правого нижнього кутів діапазону чарунок, розділених двокрапкою. Якщо виділяється діапазон колонок., то в адресі можна не вказувати номери рядків, а якщо діапазон рядків — то імена колонок.

Для виділення несуміжного діапазону чарунок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по чарунках, які потрібно виділити. При виділенні несуміжного діапазону за допомогою команди Правка/Перейти слід розбити несуміжний діапазон на ряд суміжних і вказати у полі Ссылка ці діапазони, розділяючи їх комою.

Виділити всі чарунки можна за допомогою команди Правка/Выделить все.

Чарунки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної чарунки, яка зберігає звичайний колір і рамку. -

Для зняття виділення слід клацнути мишею на чарунці, яка знаходиться поза виділеним діапазоном. Широкі можливості у виділенні надає вкладка Выделение группы ячеек вікна діалогу Перейти, яке відкривається командою Правка/Перейти. Опції цієї вкладки дозволяють виділити порожні чарунки, чарунки, що містять константи, формули і т.д.

Переміщувати табличний курсор всередині виділеного діапазону можна так само, як і в невиділеному діапазоні, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [Ctrl].

Поділ листів на сторінки. Excel автоматично розділяє лист на сторінки по вертикалі та горизонталі, якщо встановлено прапорець Авторазбиение на страницы на вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Роздільники сторінок (штрихові лінії) з'являються на екрані при друкуванні або попередньому перегляді листа книги. Іноді необхідно власноручно поділити лист на сторінки як горизонтально, так і вертикально.

Для встановлення горизонтального поділу слід перемістити табличний курсор у чарунку, з якої буде починатись нова сторінка (ця чарунка має зваходитися у колонці А) і виконати команду Вставка/Разрыв страницы. Для встановлення вертикального поділу слід перемістити курсор у чарунку, з якої буде починатися нова сторінка (ця чарунка повинна знаходитися у рядку 1) і виконати команду Вставка/Разрыв страницы.

Для вилучення ручних роздільників сторінок слід виділити діапазон чарунок, у рамках якого вилучаються роздільники і виконати команду Вставка/Убрать разрыв страниц.

Встановлення параметрів сторінок. Для встановлення параметрів сторінки слід виконати команду Файл/Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Параметры страницы -, яке має ряд вкладок.

Вкладка Страница дозволяє встановити розміри паперу, орієнтацію сторінок: книжна (вертикальна) або альбомна (горизонтальна), масштаб сторінок, які друкуються, номер першої сторінки.

Вкладка Поля дозволяє встановити розміри верхнього, нижнього, лівого та правого полів сторінок.

Вкладка Колонтитулы дозволяє вибрати верхній і нижній колонтитули зі списку. Колонтитул — це інформація, яка виводиться над або під текстом сторінки.

Якщо ні один з колонтитулів, що є у списку, не підходить, то можна створити власний, натиснувши кнопку Создать верхний колонтитул або кнопку Создать нижний колонтитул. При цьому відкривається відповідне діалогове вікно колонтитула, у якому можна вказати текст для полів. Вікно має ряд кнопок, за допомогою яких в позицію курсора можна внести варіант шрифта, номер сторінки, загальну кількість сторінок для друку, поточну дату, поточний час, ім'я файла книги, ім'я листа (перелік параметрів відповідає розташуванню кнопок зліва направо).

Вкладка Лист дозволяє задати друкування у режимі чернетки, задати чи відмінити виведення сітки таблиці.

Листи, які друкуються, часто мають заголовки колонок і рядків. Якщо лист розбивається на декілька сторінок, то друга і наступні сторінки не будуть мати заголовків. Для того щоб друкувати заголовок на всіх сторінках, слід у вкладці Лист у полях Сквозные строки і Сквозные столбцы вказати діапазон чарунок, у яких знаходиться заголовки.

Попередній перегляд. При попередньому перегляді Excel видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватись на папері. Для переходу в режим перегляду слід виконати команду Файл/Предварительный просмотр або натиснути кнопку Просмотр у діалогових вікнах Печать чи Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Предварительный просмотр.

У вікні зображується одна чи декілька сторінок листа, що друкується (кількість сторінок залежить від вибраного масштабу).

Зверху розміщено ряд кнопок. Кнопки Далее і Назад дозволяють прокручувати зображувані сторінки, кнопка Масштаб — змінювати масштаб зображення. Кнопка Страница ... викликає вікно діалогу Параметры страницы, а кнопка Печать ... — вікно Печать. Кнопка Поля дозволяє встановити поля сторінки.

Друкування листів. Для друкування слід виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать на панелі інструментів Стандартная. Перехід у режим друкування можливий з вікон діалогу Параметры страницы і Предварительный просмотр при натискуванні кнопки Печать .... При цьому відкривається вікно діалогу Печать.

У полі Имя цього вікна можна вибрати тип принтера. Поле Вывести на печать дозволяє вибрати одну з опцій:

Выделенный диапазон — друкує діапазон чарунок, який був виділений попередньо;

Выделенные листы — друкує активний лист, або групу виділених листів. Для виділення групи листів слід натиснути клавішу [Ctrl] і, утримуючи її, клацнути мишею по ярликах тих листів, які потрібно виділити;

Всю книгу — друкує всі листи книги.

Поле Печатать дозволяє вказати діапазон сторінок, які друкуються, а поле Число копий — число копій сторінок. Встановлення опції Печать в файл дозволяє зберегти друк у вигляді файла. Цей файл можна потім надрукувати поза середовищем Excel.