Автоматизація накладної, видаткового касового ордера та платіжної відомості, Детальна інформація

Важливим етапом контролю за станом складського обліку та збереженням запасів (матеріальних цінностей) – контрольні вибіркові інвентаризації залишків матеріалів (особливо коштовних і дефіцитних), які проводить комісія, призначена керівником підприємства. На складах мають бути узгоджені з головним бухгалтером списки та зразки підписів осіб, які мають право вимагати й одержати необхідні матеріали.

Пильна увага надається обліку й контролю видачі довіреностей на одержання матеріальних цінностей. Зокрема, слід запобігати видачі працівникам, які не прозвітували про одержані раніше цінності, а також довіреностей, у яких не вказані постачальники, найменування та кількість одержуваних цінностей. Уважно перевіряють дати в документах, за якими оприбутковано матеріальні цінності за інвентаризацію.

Кожне підприємство має своєчасно укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність з особами, які приймають, зберігають і відпускають цінності, а також визначити посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання, відпуск зі складів матеріалів і видавати дозвіл (перепустку) на вивезення матеріальних цінностей з підприємства.

Відображення запасів на рахунках бухгалтерського обліку

Для обліку запасів підприємства використовують активні рахунки класу 2, передбачені для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству предметів праці, призначених для обробки, переробки, використання у виробництві та для господарських потреб, а також засобів праці, які підприємство відносить до малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Рахунок 20 “Виробничі запаси” призначений для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству сировини та матеріалів (у тому числі тих, що знаходяться в дорозі та в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільського призначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва.

На дебеті рахунка 20 відображають надходження запасів на підприємство або їх дооцінку, на кредиті – витрати на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробку, відпуск (передачу) на сторону.

Рахунок 20 має такі субрахунки:

201 “Сировина і матеріали”;

202 “Куплені напівфабрикати та комплектуючі вироби”;

203 “Вироби”;

204 “Тара й тарні матеріали”;

205 “Будівельні матеріали”;

206 “Матеріали, передані в переробку”;

207 “Запасні частини”;

208 “Матеріали сільськогосподарського призначення”;

209 “Інші матеріали”.

На субрахунку 201 “Сировина і матеріали” відображають наявність і рух сировини та основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється або є необхідними компонентами для її виготовлення (забудовники обліковують будівельні матеріали та конструкції на субрахунку 205 “Будівельні матеріали”). На цьому субрахунку ведеться облік основних матеріалів, які використовують підрядні будівельні організації у будівельних, монтажних, ремонтних роботах; допоміжних матеріалів, що використовуються для виготовлення продукції або для господарських потреб, технічних цілей чи сприянню виробничому процесу; сільськогосподарської продукції для переробки, яку заготовляють підприємства.

На субрахунку 202 “Куплені напівфабрикати та комплектуючі вироби” відображають наявність і рух куплених напівфабрикатів, готових комплектуючих виробів (у тому числі в підрядних організаціях), будівельні конструкції та вироби: дерев’яні, залізобетонні, металеві та інші), які придбані для комплектування продукції, що випускається, і потребують додаткових затрат праці для їхньої обробки чи складання. Вироби, придбані для комплектування готової продукції, вартість яких не включають у собівартість продукції цього підприємства, відображають на рахунку 28 “Товари”.

Науково-дослідні й конструкторські організації придбані ними спеціальне обладнання та інструменти, пристрої й інші прилади, яких вони потребують як комплектуючих виробів для проведення наукових (експериментальних) робіт за певною науково-дослідною чи конструкторською метою, обліковують на субрахунку 202. Обладнання і прилади загального призначення на цьому субрахунку не обліковуються, а відображають на рахунках 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи” або 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” за видами предметів.

На субрахунку 203 “Паливо” (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) обліковують наявність і рух палива, яке купують або заготовляють для технічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, виробництва енергії та опалення будівель, а також оплачені талони на нафтопродукти й газ.

Якщо деякі види палива використовуються одночасно як матеріали і як паливо, їх можна обліковувати на субрахунку 203 “Паливо” – за ознакою переважного використання на цьому підприємстві.

У разі створення па підприємстві запасів газу (в газосховищах) для технологічних і експлуатаційних потреб, виробництва енергії та опалення будівель їх облік ведеться на субрахунку 203.

На субрахунку 204 “Тара й тарні матеріали” відображають наявність і рух всіх видів тари (крім тари, що використовуються як господарський інвентар), а також матеріалів і деталей для виготовлення і ремонту тари (деталі для складання ящиків, бондарна клепка та ін.).

Матеріали, що використовуються для додаткового обладнання вагонів, барж, суден з метою забезпечення збереження відвантаженої продукції, не належить до тари і обліковуються на субрахунку 201 “Сировина і матеріали”.

На субрахунку 205 “Будівельні матеріали” підприємства-забудовники відображають рух будівельних матеріалів, конструкції і деталей, обладнання та комплектуючих виробів, що мають відношення до монтажу, та інших матеріальних цінностей, необхідних для виконання будівельно-монтажних робіт, виготовлення будівельних деталей і конструкцій.

Не обліковуються на субрахунку 205 обладнання, що не потребує монтажу: транспортні засоби, вільно розміщені верстати, будівельні механізми, сільськогосподарські машини, виробничий інструмент, вимірювальні та інші пристрої, виробничий інвентар та ін. Витрати на придбання такого обладнання відображають безпосередньо на рахунку 15 “Капітальні інвестиції” з надходженням їх на склад або інше місце зберігання, експлуатації.

Обладнання та будівельні матеріали, передані підрядникові для монтажу й виконання будівельних робіт, списують із субрахунку 205 на рахунок 15 “Капітальні інвестиції” після підтвердження їх монтажу та використання.

На субрахунку 206 “Матеріали, передані в переробку” обліковують матеріали, передані в переробку на сторону, які в майбутньому будуть включені до собівартості отриманих із них виробів. Витрати на переробку матеріалів, сплачувані стороннім організаціям, відображають безпосередньо на дебеті рахунків, на яких ведеться облік виробів, отриманих через переробку. Аналітичний облік матеріалів, переданих у переробку, ведеться в розмірі, що забезпечує інформацію про переробні підприємства та контроль за операціями з переробки й відповідними витратами. Передачу матеріалів у переробку відображають лише на субрахунках рахунка 20 “Виробничі запаси”.

На субрахунку 207 “Запасні частини” ведеться облік придбаних або виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, що використовуються для ремонтів, заміни зношених частин машин, обладнання, транспортних засобів, інструменту, а також автомобільних шин у запасі й обігу. На цьому субрахунку обліковують обмінний фонд повнокомплектних машин, обладнання, двигунів, вузлів, агрегатів, що створюються в ремонтних підрозділах підприємств, на ремонтних підприємствах.