Бухгалтерський облік в системі управління господарською діяльністю, Детальна інформація

Користування бухгалтерською інформацією не обмежується тільки рамками господарських організацій. Бухгалтерська інформація про окремих осіб також важлива і може використовуватися іншими особами. Так, наприклад, кредит приватній особі може бути пролонгований тільки після того, як гаданий позичальник надасть прийнятний звіт про своє фінансове положення. Некомерційні організації, як наприклад, церкви, добродійні організації, клуби, органи державної влади, зокрема, місцеві влади, також потребують бухгалтерську інформацію для прийняття рішень і звітів про свою діяльність. Наприклад, клубу необхідна інформація про вартість різноманітних заходів, що плануються, так що рішення може бути прийняте відповідно до суми щорічних внесків, установлених клубом для своїх членів. Аналогічно інформацію про вартість різноманітних заходів потребують і місцеві органи влади при визначенні плану дій і джерела їхнього фінансування.

Оскільки бухгалтерська інформація необхідна при прийнятті рішень, завдання бухгалтерського обліку — надання інформації в обсязі, достатньому для задоволення вимог різноманітних користувачів, причому при мінімальних витратах. Очевидно, що вигода від користування інформаційною системою для прийняття рішень повинна перевищувати експлуатаційні витрати на неї.

Аналіз діяльності різноманітних користувачів бухгалтерської інформації показує, що їх правомірно розділити на дві категорії:

• внутрішні користувачі, тобто користувачі в складі організації (підприємства), де здійснюється урахування;

• зовнішні користувачі, тобто користувачі, що не входять до складу організації (підприємства).

Можна виділити дві галузі обліку відповідно цим двом категоріям користувачів бухгалтерської інформації і визначити різницю між ними. Управлінський облік має на меті забезпечення інформацією осіб, що входять до складу організації (підприємства), де проводиться облік; у системі фінансового обліку підготовляється інформація для зовнішніх користувачів, тобто для осіб, що не входять до складу даної організації (підприємства). Тому зосередимо увагу в основному на застосуванні останнього на промислових підприємствах (організаціях), ціллю яких є одержання прибутку. Багато аспектів використання управлінського обліку також підходять для невиробничих і некомерційних організацій.

2.4. Порівняльна характеристика систем управлінського і фінансового обліку

Юридичні вимоги.

Законом установлена вимога до відкритих акціонерних компаній з обмеженою відповідальністю щорічно подавати фінансові звіти незалежно від того, чи вважає адміністрація цю інформацію корисної або немає. На противагу цьому управлінський облік здійснюється при необхідності, і інформація підготовляється тільки в тому випадку, коли передбачається, що вигоди від використання інформації адміністрацією більше, чим витрати на її збір.

Ступінь точності інформації.

Адміністрація потребує оперативної подачі даних, тому що прийняття багатьох рішень не може відкладатися до одержання інформації в повному обсязі. Приблизна інформація, що підлягає швидкому опрацюванню, зазвичай є достатньою для прийняття рішень адміністрацією. Що стосується фінансового обліку, то його дані повинні бути досить точними, інакше зовнішні користувачі будуть ставитися з недовірою до змісту звітів. Отже, управлінський облік носить більш наближений характер, аніж фінансовий.

Масштаби обліку.

У фінансових звітах повинний бути поданий матеріал про діяльність всієї організації, у той час як управлінський облік охоплює невеличкі ділянки або сфери діяльності організації, наприклад окремі види продукції і показники, відділи і зони збуту продукції.

Принципи обліку.

Зовнішні користувачі фінансової інформації потребують, щоб публіковані щорічні фінансові звіти складалися на основі узвичаєних форм обліку. Це дозволяє проводити зіставлення і порівняння. Тому фінансові звіти повинні складатися відповідно до вимог Закону про компанії і сталої практики обліку. Зовнішні користувачі, як правило, повинні приймати фінансову інформацію в тому виді, у якому вона подана компанією, а її адміністрація може використовувати ті дані бухгалтерського обліку, що вона вважає найбільш корисними для ухвалення рішення, не турбуючись про те, наскільки вони відповідають узвичаєним нормам або юридичним вимогам.

Часові рамки інформації.

Фінансові звіти відбивають інформацію про і дії та операції, що здійснилися (відбулися) вже в минулому, тоді як в управлінський облік входить як інформація прогнозного характеру (які події можуть мати місце в майбутньому), так і інформація про минулі події. Прийняті рішення стосуються майбутніх подій, тому адміністрація потребує детальну інформацію про гадані витрати і прибутки.

Частота подачі інформації.

Деталізовані фінансові звіти публікуються один разів у рік, а в менш докладному викладі — один разом у півроку, у той час як інформація управлінського обліку запитується адміністрацією негайно, як тільки в ній з'являється необхідність. Тому звіти з даними управлінського обліку можуть складатися щодня, щотижня або щокварталу.

Розділ 3. Роль бухгалтера-аналітика в управлінському процесі

Планування.

У процесі планування бухгалтер-аналітик (бухгалтер, наділений функціями управління) бере участь у розробці перспективних планів шляхом надання інформації для прийняття рішень із питань: які види продукції продавати; на яких ринках; по яких цінах, а також для оцінки пропозицій по капіталовкладеннях. При упорядкуванні калькуляції бухгалтер-аналітик грає одну з головних ролей у підготуванні короткострокових планів і відповідає за формування даних про результати минулого періоду, що можуть знадобитися при прогнозуванні показників. Крім того, він установлює процедуру упорядкування калькуляції і графік роботи, координує розробку короткострокових планів усіма підрозділами організації і стежить за тим, щоб ці плани були тісно взаємопогоджені. Потім він зводить ці плани воєдино в загальний фінансовий кошторис всієї організації, який подає для затвердження вищому керівництву.

Контроль і регулювання.

Для здійснення процесу контролю і регулювання використовуються дані управлінського обліку, що зводяться у звіти про досягнуті результати. У цих звітах дається порівняльний аналіз фактичних результатів і запланованих показників для кожного центру відповідальності. Центр відповідальності може бути визначений як сегмент (підрозділ, відділ) підприємства (компанії), очолюваний менеджером, який володіє делегованими повноваженнями і відповідає за результати роботи цього сегмента.

Бухгалтер-аналітик грає велику роль у процесі контролю і регулювання при інформуванні менеджера про випадки відхилень визначених результатів виробництва від планових показників. Іншими словами, бухгалтер-аналітик допомагає здійснювати процес контролю і регулювання, проводячи оперативний аналіз виробничих результатів і визначаючи слабкі місця виробництва. Даний спосіб управління по відхиленнях звільняє менеджерів від необхідності приділяти час і увагу тим операціям виробничого процесу, що здійснюються відповідно до планів. Крім того, він дає можливість тримати вище керівництво в курсі того, на яких ділянках виробництва не вдасться досягти планових показників.

Організаційна робота.

Взаємозалежність управлінського обліку й організаційної роботи вдало показав Белкауі. Він відзначає: "Визначення елементів організаційної структури дуже важливе для правильного функціонування системи управлінського обліку, у свою чергу, система управлінського обліку являє собою ніби внутрішню систему звітності для цієї організаційної структури, що сприяє трансформації останньої в більш ефективну структуру". Белкауі робить висновок, що в той час як у сфері організаційної структури вирішуються питання поділу повноважень, підпорядкованості і спеціалізації (а це необхідно для ефективного функціонування виробництва), у системі управлінського обліку займаються визначенням витрат на виробництво по центрах відповідальності, внаслідок чого вона будується і працює як система бухгалтерського обліку. Це ще більше підкреслює і посилює відзначену раніше взаємозалежність.

Ділові контакти (обмін інформацією).

Управлінський облік допомагає здійсненню ділових контактів шляхом організації й удосконалювання ефективної системи обміну інформацією і звітності. Наприклад, плани доводяться до тих менеджерів, що будуть відповідати за їхню реалізацію, при цьому вони повинні чітко розуміти, які завдання ставляться перед ними на майбутній бюджетний період. Крім того, інформація, що міститься в бюджеті, може бути корисної для менеджерів різноманітних організаційних підрозділів із погляду організації взаємодії між ними, коли кожний із них знає, у яких умовах буде діяти його компаньйон (вимоги до нього, його потреби, можливі обмеження). Бухгалтерські звіти про виконання кошториси надають менеджеру важливу інформацію, із якого він може зробити висновки про те, наскільки вдало він здійснює керівництво і які питання потребують детального розгляду за допомогою методу управління по відхиленнях.

Стимулювання.