Удосконалення обліку та аналізу оборотних активів на основі ПЕОМ за програмою “Акцент” (ЗАТ «Буковинка»)

„Акцент” – це не просто бухгалтерська програма. Це універсальний інструмент, на базі якого можна створювати системи обліку виробничої діяльності. Програма легко маштабується від настільної системи до системи обліку на великому підприємстві і не залежить від його форми власності.

На даному підприємстві облік оборотних активів за програмою „Акцент” ведеться так: грошові засоби являються важливішим елементом оборотних засобів. Грошові кошти виражаються в національній валюті та іноземній.

Рух їх здійснюється в двох формах : готівковій та безготівковій. Зберігається грошові кошти на банківських рахунках і в дорозі.

Отже, до грошових коштів підприємства відносять :

готівку в касі;

гроші на банківських рахунках;

інші грошові засоби.

Наприклад, на рахунку „Інші грошові засоби” ведеться інформація про наявність і рух грошових документів, які знаходяться в касі підприємства. Також враховуються грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові рахунки підприємств.

Основою здійснення безготівкових розрахунків являються розрахунки платіжними дорученнями. Касові операції повинні зафіксовуватись відповідними документами : прибутковими касовими ордерами, видатковими касовими ордерами, платіжною відомістю.

Історія розвитку програмного забезпечення для обліку безупинно зв'язана з удосконалюванням у них аналітичного обліку. Саме розвитий аналітичний облік і став тим, що привело до бурхливого розквіту електронних технологій обробки інформації. Які ж способи побудови аналітичного обліку зараз найбільш поширені ?

У будь-якому підручнику по нормативній документації, що регламентує ведення бухгалтерського обліку, можна знайти термін <Аналітичний рахунок>. Це означає, що облік інформації в журналах ордерах і відомостях такого рахунка буде вестися в більш докладному виді. Наприклад, по рахунку 631 ведеться облік взаєморозрахунків з постачальниками і підрядчиками, тобто вказується кому платили і від кого одержували продукцію. По рахунку 281 ведеться складський облік, тобто враховується в кількісному відношенні рух товару. І так далі.

У паперовому обліку це була відмінна схема, що чітко працювала, і розроблювачі програм, не думаючи довго, перенесли її в комп'ютерний облік.

Виглядає це приблизно так :

1.       У плані рахунків для кожного рахунка є властивість, що визначає його, як аналітичний

2.       Після того, як користувач включає цю властивість, йому необхідно указати види аналітичних ознак, що будуть використовуватися. У залежності від програми, набір таких видів може бути обмежений чи не обмежений.

3.       При введенні інформації, зв'язаної з таким рахунком, програма автоматично зажадає информацию, зв'язану з аналітичним обліком.

Усі неначебто просто і зрозуміло. Але, як і в будь-якого іншого рішення, у цього теж маються свої переваги і недоліки:

Переваги

1.      Легко зробити введення аналітичної інформації обов'язковим. Хоча, чесно говорячи, не зрозуміло, навіщо користувача вважати дурним. Кожен бухгалтер у стані сам контролювати свої дії і визначати необхідність уведення додаткової інформації.

2.      Легко зберігати проміжні результати. Обмежений і визначений заздалегідь вид аналітики припускає можливість заздалегідь розраховувати дані і зберігати їх у базі даних (звичайно це називається <регістрами обліку>), а при побудові звітів, діставати відтіля вже готові цифри, що помітно прискорює процес формування звітів.

3.      Легко визначити можливі варіанти аналітичних звітів. З іншого боку, розроблювачі, що традиційно повторюють правила паперового обліку в комп'ютерному обліку, дублюють його цілком, у тому числі, переносячи туди і повний набір звітів.

Недоліки

1.      Обмеженість можливих напрямків аналітики. Чим більше аналітичних напрямків, тим більше інформації для кожного рахунка в проводці буде потрібно вводити. Якщо ж таке введення обов'язкове, то робота перетворюється в <каторгу>. Тому, зрозуміле прагнення враховувати на рахунку тільки необхідний мінімум аналітичних ознак.

2.      Складність при побудові користувальницьких звітів, тобто звітів, не передбачених розроблювачем програм. Це зв'язано з тим, що може знадобитися звіт по тій аналітиці, що не враховувалася на рахунку чи узагалі враховувалася на кореспондуючих рахунках.

3.      Розділивши аналітичну інформацію з рахунків, не завжди зручно потім <збирати> її в зведені звіти. Наприклад, те саме найменування предмета може одночасно враховуватися на різних рахунках і, відповідно, бути елементами різних аналітичних напрямків. Порахувати скількох усього предметів цього найменування є на підприємстві вже буде нелегко.

Залишається додати, що способи реалізації аналітичного обліку на рахунках теж бувають різні. Як уже було відзначено, це можуть бути просто посилання на довідники з переліком аналітичних об'єктів (кореспондентів, товару й ін.). Іноді субрахунку основних рахунків виконують роль сховища аналітичної інформації, тобто, наприклад, рахунок 631 - розрахунки з постачальниками і підрядчиками, а його субрахунку - це вже конкретні кореспонденти. У цьому випадку, у проводці вказується не тільки рахунок, але і його субрахунок.

Не новина, що найбільш затребуваними в частині комп'ютерного обліку, були програми для торгівлі, де можливість розширеного аналітичного обліку цінувалася значно вище бухгалтерського.

Описана вище схема аналітичного обліку ставало каменем спотикання у використанні бухгалтерських програм для товарного обліку. І для нього розроблялася окрема програма.

Але час на місці не коштує, і з'явилися нові способи аналітичного обліку.

Аналітична інформація потрібна усім. Щоб при цьому врахувати й інтереси бухгалтера можна запропонувати наступну схему аналітичного обліку.