Функції листування, Детальна інформація

n

вної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання 'га :звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.

Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

0собисті листи пишуть, як правило. від руки. і якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають під руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.

В багатьох країнах вважають, що в окремих випадках о6ов'язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу. 0бов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякувати особисто.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: " Пред’явник цього мас право на вашу увагу та гостинність". (з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист).

Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Уявіть собі, що ви як керівник фірми отримали рекламний лист, з пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним, безумовно, буде випадок, якщо на конверту у вступному зверненні ви прочитаєте своє ім'я, прізвище та правильно вказану посаду. Написаний в довірчому, товариському тоні, такий лист ви прочитаєте з початку до кінця. Тим більше, якщо у ньому йтиметься про проблеми, які вас зацікавлять.

Використання для рекламного розсилу завчасно виготовлених бланків з текстом полегшить ваше завдання. Якщо ж кількість адресатів значна, перед текстом можна обмежитись словами "Керівнику", "Шановна Пані або Пан".

Вкладені у конверт рекламні листівки спрямовуються фактичним покупцям, дані про яких є в картотеці постійних адресатів. Привабливі невеликі одноаркушеві вкладники ("стафери”), що виконуються на якісному папері з використанням багатокольорової поліграфії. Ксерокопія віддрукованого на машинці тексту, вкладена в пакет з сірого паперу. навпаки, дає зворотню реакцію.

Один з найбільш відомих в США спеціалістів з маркетингу К.Дайк говорив, що він вважав би надзвичайною подією факт, якщо б на його звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводить у своїй книжці ряд листів, на які відповіли 50% адресатів.

Основною мовою міжнародного ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо основні правила складання листів іноземним партнерам.

Розділ 4.

Мета листа.

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.

Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів.

Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити

• вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.);

• чи передбачається відповідь;

• чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;