Функції листування, Детальна інформація

• чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком).

Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти. При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар’єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя.

В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома:

— привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

— дати змогу легко зрозуміти написане;

— спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Висновок.

Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з документами і скорочення кількості документів.

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.

Список використаних джерел.

Коваль А. П. “Ділове спілкування”. - К.: Либідь, 1992

Молдованов М. І., Сідорова Г. П. “Сучасний діловий документ”.-К.: 1992

Палеха Ю. І. “Документаційне забезпечення управління”. - К.: МАУП, 1997

PAGE

PAGE 16