Секретар керівника. Ділові і особливі якості секретаря., Детальна інформація

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати й проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися й акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери…

Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка надходжуючої кореспонденції для доповіді керівництву;

оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;

підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

оформлення протоколів розсилок виписок із них;

аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;

підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

організація прийомів відвідувачів;

прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,:

технічне забезпечення роботи керівника;

підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

організація прийому працівників і відвідувачів;

телефонне обслуговування;

підготовка відряджень;

організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

стенографування;

контроль за святковими і ювілейними датами;

обробка пошти;

машинописні роботи;

збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

ведення табеля обліку робочого часу і т.д.