Секретар керівника. Ділові і особливі якості секретаря., Детальна інформація

Службова довідка, винна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

ДОПОВІДІ

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного прочитання та обговорення.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка – документ, адресувань керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та посади, назва виду

документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує тієї, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює заподій певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

ОГЛЯД

Огляд складається для інформування про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.