Культура поведінки та службовий етикет посадової особи місцевого самоврядування, Детальна інформація

оформлення протоколів розсилок виписок з них;

аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

організація прийомів відвідувачів;

прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

технічне забезпечення роботи керівника;

підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

організація прийому працівників і відвідувачів;

телефонне обслуговування;

підготовка відряджень;

організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

стенографування;

контроль за святковими і ювілейними датами;

обробка пошти;

машинописні роботи;

збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

2.3. Комунікативна культура секретаря

установи місцевого самоврядування

Комунікативна культура починається з прийому: секретар, виявляючи готовність до слухання і зацікавленість у розмові, таким чином встановлює зі співрозмовником візуальний контакт. Стійкий візуальний контакт з людиною, що спілкується з секретарем, свідчить не лише про зацікавленість в розмові, але й стимулює співрозмовника продовжувати бесіду. Багато психологів радять починати бесіду з компліменту, що дає змогу зняти емоційну напругу.

Мистецтву спілкування, а, отже, мистецтву ввічливості та шанобливого ставлення до людини як до особистості, вчить, зрештою, життєвий досвід.

Розмовляючи з людьми, належить брати до уваги складність їхнього внутрішнього світу, психіки, характер і тип темпераменту, аби відшукати потрібний ключ і досягти потрібного ефекту. Підвищити можливості на успіх у діловому спілкуванні можна, якщо заздалегідь довідатись про спосіб мислення, позицію співрозмовника, його вади та переваги.

Щоб досягти мети у спілкуванні, секретар не тільки повинен мати певний фізичний та інтелектуальний потенціал, навички комунікації, а й знати правила ділового спілкування.

По-перше, потрібно уникати в розмові слова "я". Входити в інтереси інших та не випинати власну особистість - особлива достойність кожного спілкування. Необхідно уникати розмов, що неприємні співрозмовникові та засмучують його. Теми слід обирати ті, які становлять спільний інтерес зі співрозмовником. Розмовляти не тільки про власні проблеми, а й про те, що цікавить інших. Однак цікавитися чужими інтимними справами недоречно і вкрай нечемно.

У товаристві необхідно уміло підтримувати розмову, правильно висловлюватися, не вживати вульгарних виразів, не переобтяжувати мову іноземною лексикою й абстрактними поняттями. Адже мудре прислів'я мовить: "Малі люди вживають великі слова, а великі люди - малі".