Культура поведінки та службовий етикет посадової особи місцевого самоврядування, Детальна інформація

Секретар, як ввічлива людина має відповідати на запитання чи розмовляти тією мовою, якою до нього звертаються. Однак у товаристві, де спілкуються однією мовою, розмовляти іншою не рекомендується.

Кожне слово в розмові має бути промовлене виразно та зрозуміло. Секретареві не слід викрикувати, привертаючи увагу сторонніх, як і мовити дуже тихо. Не варто виявляти свою нудьгу або втому.

Не слід перебивати співрозмовника. Свої сумніви або непорозуміння висловлювати чемно тільки по закінченні розмови і в найввічливішій формі.

Розмовляючи, варто дивитися на співбесідника і стежити за його реакцією, при потребі корегувати свої дії. Блукати поглядом по обличчю слухача або дивитися на будь-яку частину його обличчя не прийнято. Привернути до себе увагу можна завдяки логічності думки, переконливості аргументації, дотепності й емоційності відповіді. Секретареві не варто гарячкувати, поспішати залагодити справу, слід бути розважливим і приязним. Чемна людина, переконавшись у марності своїх зусиль зацікавити співрозмовника, припиняє розповідь, іде на поступки.

З'ясовуючи питання, ніколи не слід нападати на чужу думку, щоб відстояти свою точку зору. Не перебивайте співрозмовника, терпляче вислуховуйте і те, з чим не згодні.

Нечемно розпочинати суперечку, відстоюючи власну позицію. Дослухавши до кінця аргументи свого співрозмовника, можна стримано й коректно заперечити: "На мою думку, це...", "Я схильний думати, що...", - в жодному разі не вживаючи нетактовні форми відповіді опонентові: "Я краще знаю..."; "І зовсім це не так...". Бо через "так" чи "ні" суперечка затягнеться надовго.

У розмовах слід бути лаконічним, коли розповідь торкається мало важливих питань. Вибираючи теми з новим знайомим, треба зважати на його вік, стать, суспільний стан.

Говорити тактовно, ніколи не вживати неприємного тону. Мовна та духовна культура не дозволять такого, що прикро вразило б когось із присутніх. Під час розмови потрібно стримувати свої почуття, ні в якому разі не слід глузувати зі співрозмовника - це образа, яку ніколи не пробачать. Треба постійно стежити за своєю інтонацією, яка збагачує зміст мови, надає їй певного відтінку. Засуджуючи співрозмовника за поганий вчинок, слід уникати критичної оцінки його особистості. У кожному разі - тактовність щодо інших й емоційна стриманість щодо себе - не зашкодять справі і вашому успіху.

Не варто бути причепливим, дріб'язковим. Ввічлива форма відповідей необхідна, як і ввічливі запитання.

2.4. Імідж секретаря

Професія секретаря займає третє місце в рейтинзі професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця центр зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна карточка шефа.

Отже, давайте проаналізуємо деякі не менш важливі елементи, які відносяться до іміджу секретаря. Почнемо з одягу:

Як говорить народна приказка – “зустрічають по одягу”. І це дійсно так. В момент зустрічі з кимось новим для нас ми відразу ідентифікуємо – порівнюємо, співставляємо його з усіма людьми, яких ми зустрічали до цього. Відбувається своєрідна “класифікація”: зім’ята сорочка, бахрома на штанях, заношені туфлі – бомж; класичний костюм, краватка, дипломат у руках – бізнесмен. Про це в першу чергу говорить одяг.

Як підказують психологи – перше враження дуже часто залишається домінуючим протягом довгого періоду.

Одягатися гарно необхідно завжди – справляти хороше враження на оточуючих.

В гардеробі секретаря повинно бути декілька костюмів нейтральних кольорів на всі випадки і пори року. Діловий одяг обов’язковий навіть влітку. Колір костюму такий ж важливий як і фасон. Колір може не тільки покращувати зовнішність, а й діяти на оточуючих. Найкраща тканина для нього – шерсть, твід, полотно. У запасі у неї завжди буде довга шерстяна спідниця, і тоді повідомлення про вечір або банкет не застане її зненацька: таку спідницю вона зможе одягнути до любої із своїх блузок.

Влітку бізнеследі не з’явиться на службу у строкатому платті, вона віддасть перевагу костюмові світлих тонів.

Кращі кольори для ділового костюму жінки – темно-синій, темно-коричневий, сірий, світло-синій, рудувато-коричневий. Найбільш приємними для чоловічого ока рахуються блідо-жовтий, рожевий, темно-синій, бежевий. Можна відмітити ще три кольори: чорний, білий та червоний. Однак з червоним кольором треба бути дужке обережною. Костюм цього кольору краще одягати на багато-людні свята, презентації, конференції, зустрічі. Тоді Ви ні в якому разі не залишитеся непоміченою.

Ні при яких обставинах не надягайте костюм яскраво жовтого чи помаранчевого кольору – вони нервують навколишніх. Найгірший колір для костюму ділової людини – білий. Він надасть вам неумісний на роботі парадний вигляд, а крім того, найменша плямка може “зап’ятнати” вашу репутацію. Білою може бути тільки блуза.

Одне з головних правил – чим менше оголеного тіла, тим більше до вас довіри. Ідеальна довжина для спідниці – до коліна. Довше можна, коротше – ні в якому випадку.

Але діловий костюм – це не тільки суворі костюми. В ньому повинні бути речі, які можуть трохи відступати від ділових канонів. Це плаття, якому позволено бути трохи яскравішим і довшим ніж звичайне.

І так, бізнеследі запам’ятає, що темно-коричневий, темно-синій, колір іржі та бежевий є найбільш підходящими як для службового плаття, так і для плаття, викликаючого цікавість та увагу чоловіків.

Поєднання в одязі двох або більше кольорів свідчить, що ви людина, яка не знає почуття міри. М’які тони (бежевий, білий, зелений) створять про вас враження, як про людину спокійну, врівноважену. Яскравий одяг вкаже, що ви бажаєте бути в центрі уваги і надаєте перевагу колективній роботі. У взутті і про всілякі вільності нема і речі. Скажіть “ні” “шпилькам”, туфлям на плоскій підошві і босоніжкам з відкритим носком. Скажіть “так” лодочкам чорного, коричневого чи темно-синього кольору на средньому каблуці.

Друге, і не менш важливе – це прикраси.

Найкращими є прикраси з золота (найважливіша з яких обручка). Але надаючи своєму вигляду вишуканості, пом’ятайте, що почуття міри – закон елегантності. А з аксесуарів буде доцільним носити кейс.

Цікаві дослідження провели американські спеціалісти. Вони помітили, що дуже багато навіть незаміжних бізнеследі при контакті з новими знайомими у діловій сфері одягають обручки. Цим самим вони викликають повагу у спостережливих і проникливих партнерів, йдуть до вирішення ділової задачі, не відовлікаючись на обговорення особистих тем. У повсякденному спілкуванні, на службі краще носити тільки одну каблучку плюс ще одну – дві прикраси, які не надто кидаються у очі і не надто великі. Тому, що не слід забувати, що прикраси не повинні заважати роботі. Секретарю, у якої всі пальці у каблучках, буде нелегко друкувати на машинці, працювати з листами, документами і т.д.

Багато дорогоцінних прикрас в денний час видасть ваше незнання ділового етикету та відсутність смаку. Крім того, такий перебір в гардеробі може стати ознакою хитрості, бажання домінувати в усьому.

Здавалося б яка різниця зроблений манікюр чи ні. Співрозмовник можливо й не зверне уваги на ваші нігті, але підсвідомо відчує неприязнь.

Доглянутий зовнішній вигляд включає в себе і акуратну, але разом з тим просту зачіску. З розпущеним довгим волосям із завитушками ви можете створити враження впевненої в собі особи. Прямі гладко зачісані волоси середньої довжини – ідеальний варіант ділової зачіски. Вони виглядають акуратно і вміру консервативно та легко укладаються. Ніяких локонів, але якщо волоси крутяться від природи їх краще випрямити за допомогою гребінця і фену. Темно-русий і каштановий – ідеальний колір для ділової жінки. Рахується, що чим темніше волосся тим строгіша характеристика жінки.

В діловому макіяжі існує чіткий етикет: ваш вигляд повинен відповідати іміджу фірми і посади яку ви займаєте. Потрібно підбирати помаду в постельних тонах, без блиску і перламутру. Щоб вас сприймали як ділову жінку, слід робити акцент на очі, а не на губи. Пудра і капля румян нададуть обличчю здорового вигляду.