Суть і зміст контролю, Детальна інформація

Суть і зміст контролю.

Слово “контроль”, як і слово “влада”, породжує перш за все негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, примушення, відсутність самостійності і т.д. – словом все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Саме через це контроль відноситься до функцій управління, суть яких трактується невірно.

Контроль – це процес забезпечення досягнень організацією своїх цілей. Цей процес складається з встановлення стандартів, вимірів фактичнодосягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якощо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли організація сформулювала цілі завдання. Контроль є невід‘ємним елементом самої суті будь-якої організації, бо ні планування, ні створення організац2ійних структур, ні мотивацію не можна розглядати в відриві від контролю.

3 основні види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній. Так він називається тому, що здійснюєтбся до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Поскільки ці правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їх сурове дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається в потрібному напрямку.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних напрямках – по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов‘язків.

Попередній контроль матеріальних ресурсів здійснюється шляхом розробки мінімальнино допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять цим вимогам.

Важливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, бо дає впевненість, коли організації буде потрібна готівка, то вона буде.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведених робіт. Частіше всього об‘єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозиції по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірах фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

Заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виконання проте він має дві важливі функції.

Перша дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування, у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактичні і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реально були складені плани.

Друга заключається в тому, що сприяти мотивації. Якщо мотиваційні винагороди залежать від результатів, то виміряти треба їх точно і об‘єктивно.

Процес контролю.

В процедурі контролю є три чітко виражених етапи:

Розробка стандартів і критеріїв;

Співставлення з ними реальних результатів;

Прийняття необхідних коректуючих дій.

На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів.

Перший етап – “Встановлення стандартів” демонструє, наскільки близько злиті функції контролю і планування.

Стандарти – це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається вимірам. Цілі, які можуть бути викоритані, як стандарти для контролю, характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота і конкретного критерію по відношенню до якого оцінюється ступінь виконання роботи.

Наприклад: Одержати прибутки в 1992р. 1 млн. доларів, конкретний критерій (1 млн.дол.) і певний проміжок часу (рік) називаються результативними. Показник результативності точно визначає те, що потрібно одержати, для того, щоб досягнути цілі. Ці показники дають можливість співставити реальнозроблену роботу з запланованою.

Другий етап “Співставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами”.

На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають тому, чого він чекав.

При цьому менеджер приймає ще одне важливе рішення: наскільки допустимі відхилення від стандартів.

ізувати продукції на суму більше 1млн.дол. Тобто в середньому треба реалізувати на 1млн., але не обов‘язково щонеділі по 1млн.Але для цього необхідно встановити масштаб допустимих відхилень і принцип виключення. Масштаб допустимих відхилень, це коли в певних межах відхилення від передбачених результатів не повинна викликати тривоги.

Принцип виключення заключається в тому, що система може спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандариів.

Після оцінки процес контролдю переходить в третій етап “Прийняття необхідних коректуючих дій”. При якому менеджер повинен обрати одну з 3-х ліній поведінки: нічого не приймати? Усунути відхилення, перглянути стандарт.