Суть і зміст контролю, Детальна інформація

Нічого не приймати. Основна мета контролю полягає в тому, щоб добитися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її дійсно функціонувати у відповідності з планом.

Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення, перш ніж вони переостуть у крупні проблеми, беззмістовна і непотрібна. Природньо, що проведене коригування повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. Це повинно бути обов‘язковою програмою дій, щоб повепрнути організацію до правильних дій.

Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони базуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього.

Стандарти можуть переглядатися в сторону підвищення (якщо фірма діє успішно), і в сторону зниження (якщо стандарти виконати важко).

Рекомендації науки по поведінці по проведенню ефективного контролю.

Встановлюйте двосотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають питання, люди повинні знати, що стандарти, які використовуються для оцінки їх діяльності, дійсно достатньо повно і об‘єктивно відображають їх роботу.

Встановлюйте двохсотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають якісь проблеми щз системою контролю, то внього повинна бути можливість відкрито обговорити їх, не боячись, що керівництво буде ображатись на це.

Уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне перевантажувати своїх підлеглих багаточисельними формами контролю, бо вони будуть поглинати всю їх увагу.

Встановлюйте жорсткі, але такі, що можна досягти стандарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.

Винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивуватиспівробітників на повну самовіддачу на користь організації.

Характеристика ефективного контролю.

Для того, щоб контроль міг використовувати своє справжнє завдання, він повинен мати наступні властивості:

стратегічна направленість, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.

Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю заключається в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.

Відповідність справі, тобто об‘єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо.

Своєчасність контролю заключається не у виключно високій швидкості або частоті проведення, а в погодинному інтервалі, між проведенням оцінок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.

Гнучкість контролю. – Простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.

Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю

Інформаційно-управлячі системи в плануванні і контролі (ІУС).

ІУС – це формальна система, яка поставляє керівникам інформацію, необхідну їм для прийняття рішень. Ефективна ІУС приймає до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному керівникові інформацію тільки того типу і якості, яка йому необхідна.

Основними етапами створення ІУС є аналіз системи прийняття рішень, проекктування системи обробки інформації, а також створення системи управляючих впливів і її контроль.

Для підвищення ефективності ІУС необхідно залучити користувачів до процесу створення системи, проводити навчання користувачів, концентрувати увагу лише на потрібній інформації, забезпечувати високі економічні показники роботи системи, отримувати необхідний штат технічних працівників для її обслуговування, проводити тестування ІУС, а також модернізувати її у відповідності з виникаючими змінами.