Роль автоматизування бухгалтерії, Детальна інформація

Хочемо звернути вашу увагу на особливостi вiдображення в журналi операцiй реалiзацiї роздрiбної торгiвлi. Про сам документ, що це описує, ми поговоримо пiзнiше, а зараз зазначимо, що реалiзацiя вiдображається проводкою Дт 56.01 Кт 46.02. Це дозволяє коректно показати або здачу виручки в касу Дт 50.01 Кт 56.01, якщо працiвник з магазину її до каси везе, або iнкасацiю виручки з магазину вiдразу ж до банку Дт 51.01 Кт 56.01. Саме тому при одержаннi виручки з магазину в касу пiдприємства в прибутковому ордерi як кореспондентський рахунок слiд писати 56.01.

Якщо на вашому пiдприємствi один працiвник буде вносити операцiї по касi, а iнший - обробляти банкiвськi документи, то прихiд грошей до каси з банку варто вiдображати не проводкою Дт 50.01 Кт 51.01, як ви звикли, а двома:

той, хто обробляє операцiї по касi, внесе Дт 50.01 Кт 56.01;

той, хто обробляє операцiї по банку, внесе Дт 56.01 Кт 51.01.

Це гарантує вам завжди правильне вiдображення операцiй по касi i банку без подвiйної реєстрацiї в журналi операцiй цiєї подiї. Якщо кожен з працiвникiв - один, дивлячись в банкiвську виписку, а другий - в касовi документи - зроблять проводку Дт 50.01 Кт 51.01, то ви матимете помилку внаслiдок подвоєння обороту по бухгалтерськiй операцiї.

Демонстрацiйний приклад

На пiдприємствi "Перевал" перший виторг з'явився 06.03.99 р.

Касовим ордером №4 Семченко прийняв грошi в сумi 312,78 грн, а 09.03.99 р. оприбуткував 300,00 грн через банкiвську виписку (БНВР №14). Загальний оборот по касi дебетовий - 312,78, кредитовий - 300,00 грн, залишок в касi 12,78, по банку 09.03.99 р. дебетовий оборот 5317,20, залишок на рахунку 6148,93 грн. Тепер спробуйте в документi БНВР №14 помiняти 56 на 50, а в касовому ордерi ОПР №4 56 на 50. Проведiть цi документи. Подивiться на залишки по касi i банку, вибравши з роздiлу "Звiтнiсть" "Аналiз рахунка по датах". Злякалися? Даремно. Це демонстрацiйний приклад, на якому ми вас навчимо, як дiяти правильно. Повернiть все до попереднього стану. Якщо не виходить або лiньки - ще раз перепишiть демонстрацiйну базу даних з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера". Це можна робити доти, доки не навчитесь. Але на "живiй" базi краще вiдразу все робити правильно.

Зауваження. Якщо в ордерi ви поставите нульову суму, то програма запише документ i сформує проводки з нульовою сумою, що, вiдповiдно, нiяк не відобразиться на бухгалтерських залишках. При цьому ви будете мати можливiсть надрукувати ордер на паперi.

2. Видатковий ордер

Для вiдображення видаткiв по касi в списку документiв є "Каса видатковий ордер" (ОВД - скорочена назва). За формою внесення даних цей документ дуже подiбний до прибуткового ордера. I порядок його заповнення аналогiчний. Вiн також має друковану форму, яку ви можете видрукувати i дати заповнити тiй особi, що отримує вiд вас грошi.

Проплату з каси безпосередньо представнику постачальника вiдобразити можна, але якщо така операцiя - передоплата, то в стандартнiй настройцi перша подiя за цiєю операцiєю не вiдслiдковуватиметься. Також маєте пам'ятати, що ця операцiя вимагає специфiчного юридичного оформлення дорученнями, завiреними нотарiально.

Видачу грошей для внесення на розрахунковий рахунок за аналогiєю з прибутковим касовим ордером рекомендується проводити через 56.01.

Демонстрацiйний приклад

На пiдприємствi "Перевал" 05.03.99 р. видано пiдзвiтнiй

особi Петренку видатковим касовим ордером ОВД №2 70 грн. У цьому випадку вибране субконто "Працiвники", оскiльки воно вiдкрито на рахунку 71.01. Аналогiчна ситуацiя i з ордером ОВД №20 вiд 26.03.99 р., яким Петренкові виплачено заробiтну плату. Хоча тут кореспондентський рахунок 70.01, але для вибору вiдкриваємо субконто "Працiвники" на рахунку 70.01 у планi рахункiв. А ось у випадку з ордером ОВД №4 вiд 09.03.99 р. субконто не вибрано i не пропонується для вибору взагалi, оскiльки кореспондентський рахунок 56.01 в планi рахункiв не має аналiтики.

3. Касовi валютнi документи

Прибутковий i видатковий валютнi ордери вiдрiзняються вiд своїх гривневих аналогiв тiльки тим, що ви вибираєте, в якiй саме валютi проводитимете операцiї: доларах, марках тощо, а сума, яка в них проставляється, вказується у цiй же iноземнiй валютi.

Вибiр виду валюти проводиться за процедурою, аналогiчною вибору субконто. Крiм того, для коректного вiдображення такої подiї ви маєте записати валютний курс НБУ на день здiйснення операцiї. Для цього перед формуванням документа або пiд час цього в роздiлi "Операцiї" головного меню виберiть пiдроздiл "Валюти". Початково там пропонуються найбiльш уживанi долар США, нiмецька марка i росiйський рубль, не враховуючи гривню, звичайно.

Для цих валют в українськiй версiї передбачено друк назв літерами. Якщо ви використовуєте iншу валюту, то самостiйно поповнiть цей список. Процедура поповнення спискiв однакова, як ви пам'ятаєте, для них всiх починаючи з плану рахункiв. Далi курсором виберiть потрiбну вам валюту, "мишкою" натиснiть кнопочку "Курси", перед вами з'явиться вiконечко "Курси валют" - i назва вибраної вами. Запишiть новий день i курс валюти. Через певний перiод у вас назбирається цiла iсторiя про курс валюти. Не рекомендуємо видаляти лiнiйки цього списку принаймнi протягом року.

Пiсля створення запишiть i проведiть документ. Програма веде повноцiнний валютний облiк. Вiдкривши оборотно-сальдову вiдомiсть, ви побачите операцiї як у валютi, так i у їх гривневому еквiваленті.

4. Банкiвська виписка

Для вiдображення руху коштiв по банку є два документи: "Банк ввiд виписки за день" (БНВД) та "Банк ввiд виписки за день (розширений)" (БНВР). Перший не вiдслiдковує першу подiю з точки зору оподаткування (як податком на прибуток, так i ПДВ), вiдповiдно, не робить проводок по рахунках 18, 48 та 67, 68. Натомiсть другий всi цi операцiї здiйснює, тому ми розглянемо останнiй як бiльш потужний i рекомендований для використання документ.

У списку "Документи i розрахунки" виберiть i вiдкрийте "Банк ввiд виписки за день (розширений)". Якщо дата документа не в iнтервалi операцiй, то про це з'явиться повiдомлення. Тоді потрiбно помiняти цей iнтервал за вже описаним ранiше алгоритмом (роздiл "Операцiй" пiдроздiл "Iнтервал операцiй"), інакше програма просто не дасть вам створити цей документ.

Якщо ж ви помилково набрали дату не того перiоду (iнший мiсяць, iнший квартал), то програма таких помилок не вiдслiдковує i документ записує i проводить у будь-якому випадку!

Номер, що надається документовi, є внутрiшнiм номером програми. За потреби його можна проставити на виписцi, виданiй вам банком, - це полегшить в подальшому звертання до паперового джерела.

Початково пропонується поточна дата. Якщо ви є платником ПДВ, переконайтесь, що в "Константах" роздiлу "Операцiї" головного меню у вас проти ПДВ проставлена ставка 20. Це потрiбно тiльки на перших кроках роботи з програмою, надалi ви точно будете пам'ятати, якi константи вами встановленi.

Перша графа табличної частини документа - це номер лiнiйки, який автоматично проставляється програмою.

У другiй графi початково пропонується рахунок 62.04 "Розрахунки з покупцями i замовниками" як найпоширеніший в банкiвськiй виписцi. Змiнити номер субрахунка можна безпосереднiм набором з клавiатури або, натискаючи клавiшу F4 , можна викликати план рахункiв i вже з нього вибрати. Пiдтвердження заповнення поля в створюваному документi здiйснюється натисканням “Enter”

Якщо вибраний вами рахунок мiс-тить аналiтику, то в наступнiй графi програма запропонує її вибрати, показавши в окремому вiкнi вiдповiдний список субконто, якщо нi, то ви це поле пропускаєте, натискаючи “Enter”