Настройка рахунків, субконто та інших параметрів в 1С:Бухгалтерії, Детальна інформація

4. Аналітичний облік

При найпростішому використанні програми "1С:Бухгалтерія" бухгалтер може обмежитися тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити різні проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, карточки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні доручення і видавати звіти податковим органам.

Однак повністю можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє слідкувати за розрахунками з конкретними покупцями та постачальниками, враховувати кількість і рух товарів та основних засобів, виконання договорів, розрарунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Програма веде аналітичний облік в кількісному та грошовому виразі, а також у валюті.

В цьому параграфі будуть викладені основні поняття, які відносяться до ведення аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії", а також подані деякі рекомендації. Конкретні процедури ведення аналітичного обліку подаються в слідуючих параграфах.

Субконто. Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах і т.д. Для загальної назви групи об’єктів аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії" використовується термін "субконто". Список субконто виводиться і коректується в режимі "Види субконто" розділу "Операції" головного меню, його можна змінювати також при прегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Аналітичний облік. Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків ( функція "Рахунки" з групи функцій "Операції") вказати в графі "Вид субконто" назву виду субконто, що буде зв’язаний з даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати Вам вибрати з відповідного довідника об’єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо Ви "закріпили" до рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" вид субконто "Співробітники", то при вводі операцій по 71 рахунку програма буде пропонувати Вам вибрати зі списку співробітника, до якого відноситься проводка. Якщо потрібного співробітника в списку немає, то список можна доповнити (для цього потрібно буде перервати ввід операції).

Кожний вид субконто може бути закріплено до будь-якого числа рахунків і субрахунків (наприклад, для рахунків 60, 61, 62, 64. 76 можна ввести єдиний список субконто - "Організації").

Аналітичний облік доцільно вести по тих рахунках, для яких необхідно мати залишки і обороти по кожному об’єкту. Найчастіше аналітичний облік ведеться по слідуючих рахунках:

01 - Основні засоби

04 - Нематеріальні активи

05 - Матеріали

12 - МШП

40 - Готова продукція

41 - Товари

45 - Товари відвантажені

60 - Розрахунки з постачальниками

61 - Розрахунки по авансах виданих

62 - Розрахунки з покупцями

64 - Розрахунки по авансах отриманих

71 - Розрахунки з підзвітними особами

75 - Розрахунки з засновниками

76 - Розрахунки з дебіторами та кредиторами

Крім того, аналітичний облік можна використовувати і для фінансового аналізу діяльності підприємства. Наприклад, якщо вести аналітичний облік по рахунку 46 "Реалізація", де позиціями аналітики будуть напрями Вашої діяльності (виробництво, транспорт, послуги і т.д.), Ви завжди зможете точно знати, який дохід дає кожний вид діяльності. Якщо вести аналітичний облік по рахунку 20 "Основне виробництво", де список позицій буде складатися з назв продукції або її типів, то можна отримати облік затрат на виробництво, які включатимуться в собівартість продукції. З допомогою аналітичного обліку Ви можете вести облік валюти, зарплати, нараховувати амортизацію і т.д.

Багаторівневі списки. В "1С:Бухгалтерії" списки об’єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Це дозволяє організовувати довідники об’єктів аналітичного обліку більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом Ви використовуєте кілька договорів, то можна в списку "Організації" на другому рівні вказувати назви договорів. Тоді при вводі проводок по рахунках, до яких "закріплений" вид субконто "Організації", Вам буде спочатку запропоновано вибрати назву організації, а потім, якщо по цій організації є ділення на договори, - назву договору. Аналогічно, Ви можете зберігати список співробітників, згрупований по підрозділах Вашої організації. Ви зможете отримати підсумки як по організаціях або підрозділах, так і по конкретних договорах або співробітниках.

Кількісний облік. По рахунках, для яких вказано ведення аналітичного обліку (вибраний вид субконто), можна вести облік в натуральному виразі. Ведення обліку в натуральному виразі ведеться незалежно від вартісного. При вводі проводок по рахунках, для яких заданий кількісний облік, програма буде запитувати про кількість та суму. Залишки та обороти по таких рахунках будуть вираховуватися і в натуральному, і у вартісному виразі. При обліку в натуральному виразі в кількості використовується три знаки в десятковій частині.

Для задання необхідності ведення кількісного обліку необхідно поставити у відповідній стрічці списку рахунків символ "+" в графі "К.".

Найчастіше кількісний облік використовується для рахунків, зв’язаних з товаро-матеріальними цінностями ( основних засобів, наматеріальних активів, матеріалів і т.д.), але можливі і інші варіанти.

Параметри субконто. В "1С:Бухгалтерії" для кожного виду об’єктів аналітичного обліку можна задати деяку кількість параметрів. Наприклад, для співробітників можна вказати оклад, адресу, повне ім’я та по-батькові і т.д., для організації - повну назву, адресу, розрахунковий рахунок, банківські реквізити і т.д.

Назви параметрів субконто єдині для всіх об’єктів, що належать одному виду субконто, а значення цих параметрів, звичайно, для кожного об’єкта аналітичного обліку задаються індивідуально.

Значення параметрів можна використовувати в формах первинних документів, в формах звітів, в формулах типових проводок та ін. Наявність параметрів субконто дозволяє автоматизувати багато операцій бухобліку: нарахування зарплати, амортизації і т.д.