Большая игра в Бизнес

Так как же разработать график составления плана? Вернитесь назад от нового года. Прикиньте, что бы вы хотели получить, когда закончите работу. Сколько времени на это потребуется. В наш годовой план Игры входит восемь документов:

1. финансовый план (планирование прибылей и убытков)

2. баланс

3. анализ движения наличности

4. план по сбыту и маркетингу

5. программа капиталовложений

6. план управления запасами

7. схема организационной структуры

8. план выплат заработной платы

Вы, несомненно, можете обойтись меньшим, как и мы когда-то, причем не один год. Основными документами являются: финансовый план, балансовый отчет, план по сбыту и маркетингу и план выплат заработной платы (с учетом программы «Стоп-Гутер» на весь год). Планы по движению наличности, капиталовложениям и управлению запасами являются теми средствами, которые помогают контролировать получаемую наличность. И у вас должны быть такие средства, хотя, может, они и не понадобятся в таком количестве. Например, если ваш бизнес не предусматривает наличия материально-производственных запасов, очевидно, что и план управления запасами вам не нужен.

На составление плана мы даем себе более шести месяцев. Возможно, мы могли бы сделать его быстрее, но нам нравится все делать не спеша. Надо дать каждому шанс внести свое предложение. В первые два месяца у нас относительное затишье, подготовительный период. В основном мы обдумываем прогноз сбыта. Учитывая его важность, нам хочется создать такой прогноз, которому можно было бы абсолютно доверять. Самое интересное начинается в октябре, когда мы обсуждаем всей компанией план выплаты заработной платы, и после этого темпы работы уже не снижаются до конца нашего финансового года, 31 января. У нас в Эс-ар-си это и есть канун Нового года.

Шестой месяц: не опоздайте провести собрание по вопросам сбыта.

ПЛАНИРОВАНИЕ НАЧИНАЕТСЯ С ПРОГНОЗА СБЫТА

Показатели сбыта всегда стоят в начале отчета о хозяйственной деятельности. И на это есть особая причина. Без графы «сбыт» не было бы никакого отчета. Выходило бы, что вы не работаете на потребителя. И вам не надо укладываться в фонд заработной платы, потому что его просто нет. Игра закончилась, так и не начавшись.

В бизнесе все начинается со сбыта, включая и процесс планирования. Я частенько встречаю руководителей крупных компаний, которые говорят: «Я знаю, что нам нужен план, но не знаю, с чего начать». Я им говорю: «Соберите сотрудников и при всех спросите специалистов по сбыту, что они собираются -продавать в следующем месяце». Ответ всегда одинаковый: «Знаете, что они мне скажут?» Они скажут: «А вы сами какие цифры хотите услышать?»

Вот в чем корень проблемы. Вам никогда не удастся заставить ваших продавцов сделать точный прогноз, если они будут думать, что делают это только для вас. Это делается не для вас — по крайней мере, это не должно делаться исключительно для вас. Без хорошего прогноза страдает вся компания, вот почему при вашем разговоре должны присутствовать все сотрудники. Пусть все люди расскажут работникам из отдела сбыта, как неприятно работать, если не знаешь, что тебе придется делать в следующую минуту. План необходим, чтобы работать согласно взятым на себя обязательствам, чтобы помогать другим, чтобы намечать цели и достигать их. Никто не может планировать без прогноза. А без плана и Игры никакой не будет. Все должно начинаться с продавцов. Как только они сообщат, что и в каком количестве они собираются реализовывать, все остальные могут начинать прикидывать, что потребуется для выполнения этих заказов и как заложить фундамент

Да, прогноз — это обязательство, и довольно серьезное, поэтому надо иметь определенную смелость, чтобы взять его на себя. Но без него невозможны никакие другие обязательства. Настаивайте на прогнозе сбыта. Поставьте дело так, чтобы эти прогнозы были стабильными. Вы никогда не сможете составить надежный план, если прогнозы все время меняются.

Ключевой момент: если вы не стабилизируете прогнозы сбыта, то не сможете управлять своей компанией. Получите прогноз — и весь мир у ваших ног.

Ближе к концу июля мы резервируем несколько номеров на прекрасном горном курорте, расположенном на плато Озарк. Там проходит двухдневное собрание всех наших специалистов по сбыту и маркетингу. (Не забывайте, это должно быть и развлечением.) Каждый сотрудник отдела сбыта дает свой личный прогноз на ближайшие полтора года. Начальник отдела выступает с обобщающим докладом, а потом все обсуждают свои личные успехи по выполнению плана, сообщают, что намерены сделать до конца текущего года и что у них вырисовывается относительно следующего года. Каждый сотрудник отдела встает и высказывается.

На собрании присутствуют управляющие из других подразделений компании. Мы слушаем предложения по сбыту и играем в игру под названием «Что если». Изо всех сил стараемся пробить бреши в планах, предлагаемых продавцами. Мы ни в коем случае не пытаемся поддеть или обидеть кого-нибудь. Наоборот, мы хотим помочь им сделать максимально точный прогноз, потому что он ляжет в основу нашего плана. Так что в общих интересах выявить все сложности, заблуждения, далекие от реальности ожидания и скрытый риск. Например:

Во что нам обойдутся поставки по взятым обязательствам?

Есть ли у нас нужные мощности? Специалисты? Оборудование? Деньги?

Сможем ли мы достать необходимые детали?

Не тянет ли этот клиент с оплатой счетов?

Насколько мы уязвимы для конкурентов на этом рынке?

Что если поднимутся процентные ставки?

Что если не удастся заключить эту сделку?

Какова вероятность того, что клиент увеличит объем заказа?

Что будем тогда делать?

Есть ли у нас пути к отступлению?