ДІЛОВІ Й ОСОБИСТІ ЯКОСТІ СЕКРЕТАРЯ.
Трохи з історії.
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.
Можливості секретаря-референта.
Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.
Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.
Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації,
правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.
Основні функції секретаря.
Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:
знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.
Сучасні вимоги.
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:
мати професійний імідж;
добре володіти мовою й письмом;
володіти хорошою пам'яттю;
добре орієнтуватися у часі;
тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
бути енергійним, проявляти ініціативу;
швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
контролювати фінанси офісу;
бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.
Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:
|
Скачати "Курсова на тему Секретар керівника. Ділові і особливі якості секретаря."
