МS Accеss, Детальна інформація

Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:

*Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт на основі відбудови полів з вхідних інформаційних таблиць.

відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.

*Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляє потрібний із заданими властивостями.

*Автозвіт: стрічковий (“ленточный), який дозволяє автоматично створювати найпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.

*Авто звіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт з полями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.

Для створення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:

Відкрити базу даних.

У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопту “Создать”.

У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибрати один з можливих засобів формування звіту.

2.Створення найпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”

Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані у лічені секунди з’явиться готовий до використання звіт. У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння. Однак форма такого авто звіту не завжди може задовольнити користувача.

3.Створення звіту з використанням Майстра звітів

Створення звіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають ск5ласти інформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їх розміщення.

Для запису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливих варіантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”. На екрані відкриється діалогове вікно “Создание отчетов”. Натиснувши “мишкою” на стрілочку, розкрийте список “Таблицы/Запросы” і виберіть зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого) створюється звіт.

При цьому у списку “Доступные поля» з’являється перелік усіх полів вибраної таблиці (або запиту). З цього списку необхідно перенести у список “Выбранные поля» ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті. Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються і переносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цього натиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.

Якщо ж натиснути на кнопку “Далее”, то з’явиться наступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогою Майстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю. Поля, за якими ви хочете виконати групування, вибираються зі списку полів, що висвічуються у лівій частині вікна.

При цьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремій рамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує вам варіант групування даних. Якщо він вас не задовольняє, то ви маєте можливість за допомогою кнопок вікна діалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 років групування. Функції зазначених кнопок:



додається поле у рамку групування

вилучається поле з рамки групупання

підвищується рівень групування поля, відміченого у рамці

групування

знижується рівень групування відміченого у рамці поля

Натиснувши на кропу “Группировка”, можна змінити інтервал групування.

Якщо вам потрібно перейти до наступного кроку формування звіту, натисніть кропку “Далее”. У наступному вікні Майстра звітів ви маєте можливість виконати сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьому вікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядок сортування. Дозволяється вибирати до 4 рівнів (полів) сортування.

Щоб виконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги” та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогою прапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків (Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щоб повернутися у вікно сортування.

Наступні два кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макета і стиль оформлення звіту. На останньому крої створення звіту ви маєте можливість задати ім’я звіту й вибирати один з двох варіантів продовження роботи:

а) Перегляд і друкування звіту.

б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.