МS Accеss, Детальна інформація

“Вікно властивостей” (“Окно свойств”). Висвічує властивості різних об’єктів, що використовуються з звітах, таких як елементи управління, розділи звіту і сам звіт. У вікні властивостей висвічуються ті властивості, які найбільш корисні при формування звітів. Прикладами саме таких властивостей є “Подпись”, “Источник записи” та інші. Вікно властивостей можна також викликати на екран за допомогою команди “Свойства” з меню “Вид”.

Зверніть увагу, що “Окно свойств” має вкладки, які призначені для того, щоб розділити властивості (“свойства”) на категорії. Розглянемо призначення цих категорій:

Макет. Валативості цієї категорії (“Подпись”, Ширина”, “Верхний колонтитул”, “Нижний колонтитул” та ін.) визначають зовнішній вигляд звіту.

Данные. Визначає, які дані використовуються у звіті і як вони обробляються. Використовується також для вводу формул розрахункових полів. До того ж, властивість “Источник записей” вказує на те, яка саме таблиця (або запит) є базою для побудови звіту. У цій же категорії присутні такі властивості як “Фільтр”, “Порядок сортировки” і т.ін.

События. Властивості цієї категорії дозволяють присвоїти певні команди різним діям, які виконуються з об’єктами звіту.

Другие. Включає усі інші властивості, що ввійшли до попередніх категорій.

Далі розглянемо деякі операції, які використовуються для модифікацій та поліпшення звітів.

Зміна висоти області звіту

Встановити покажчик “мишки” на нижню границю області таким чином, щоб він набув вигляд стрілки, направленої у дві сторони.

Натиснути ліву кнопку “мишки” і, утримуючи її, перемістити покажчик на потрібну відстань, після чого відпустити кнопку “мишки”.

Переміщення підпису з назвою звіту, заміна назви, вилучення та додавання області заголовка звіту

Бувають звіти, для яких не потрібна титульна сторінка, але назва звіту повинна з’являтись на кожній сторінці. Для цього треба перемістити назву з області заголовка звіту в область верхнього колонтитула:

Перш за все збільшіть висоту області верхнього колонтитула.

Натисніть “мишкою” на підпис з назвою звіту, потім перетягніть і опустіть її у область верхнього колонтитула.

Натисніть “мишкою” ще раз на підпис з назвою, після цього замість текст назви.

Щоб вилучити область заголовка, виконайте за допомогою “мишки” команди “Вид-Заголовок/примечаник отчета”.

Щоб додати до звіту області “Зоголовок отчета” і “Примечание отчета”, потрібно також виконати команду “Вид-Заголовок/примечание отчета”.

Зміна властивості “Подпись”

Відкрийте “Окно свойств”, клацніть “мишкою” на вкладці “Макет” і замініть значення властивості “Подпись”, щоб у області заголовка вікна звіту з’явився такий ж текст. Тепер, якщо ви відкриєте звіт у режимі попереднього перегляду наступний раз, рядок заголовка звіту буде містити новий текст.

Вилучення непотрібних стовпців зі звіту

Щоб вилучити непотрібний стовпець зі звіту, потрібно вилучити два елементи – безпосередньо поле та його назву. З цією метою потрібно спочатку клацнути “мишкою” безпосередньо на поле в області даних, потім, утримуючи настиснутою клавішу , клацнути також “мишкою” на назву поля у області верхнього колонтитула. Коли обидва ці елементи будуть виділені, натиснути клавішу , після чого вони зникнуть.

Групування і сортування даних у звіті

З цією метою у вікні Конструктора звітів необхідно виконати такі дії:

1.Виконати команду “Вид-Сортировка и группировка”. На екрані з’явиться вікно діалогу “Сортировка и группировка”.

2.У верхній вільний рядок першого стовпця цього вікна ввести ім’я поля, для якого планується створити групу у звіті. Ім’я цього поля можна ввести безпосередньо з клавіатури або ж скористатись кнопкою розкриття списку, що розкриває псисько усіх полів таблиці. Для закінчення вводу натиснути клавішу . У другому стовпці вікна діалогу автоматично встановиться порядок сортування “По возрастанию”, а у нижній частині вінка з’явиться поле “Свойства группы».

3.Перейти у нижню частину діалогу “Сортировка и группировка” і у полі “Свойства группы» встановити необхідні властивості для створюваної групи. Можна скористатись властивостями, заданими за умовчуванням.

4.Відкоректувати властивість “Заголовок группы». З цією метою натиснути на кнопку розкриття списку і вибрати «Да». Таким чином створиться область “Заголовок группы» для поля, у якому будуть згруповані дані звіту. Аналогічно створити область “Примечание группы».

5.Закрити діалогове вікно “Сортировка и группировка”.

6.У вікні Конструктора звітів перенести поле і підпис до нього у створену область “Зоголовок группы». Тепер у разі перегляду звіту ви побачите на початку кожної групи назву поля, за яким виконується групування даних.

<