Інформаційні системи бухгалтерського обліку, Детальна інформація

Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.

Якщо таких поліпшень не відбулося, то впровадження автоматизованих інформаційних систем безглуздо - вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натискання комп'ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію варто скоріше називати "псевдоавтоматизацієй". На жаль, псевдоавтоматизація зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: "Автоматизувати - значить просто перевести на комп'ютер і все отут", а процес упровадження програми в їхньому розумінні полягає в тому, щоб якось почати заводити операції в комп'ютер. Наслідки псевдоавтоматизації обтяжуючі . Бухгалтерія, що раніш була перевантажена поточною роботою, зараз, "при комп'ютерах", теж нічого не встигає, іноді роботи стає ще більше - треба ж спочатку зробити весь чи окремий розділи бухобліку на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп'ютер. Керівництво теж не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп'ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був "завал", так і залишився.

Таким чином, можна сказати, що впровадження інформаційних систем бухобліка - це процес, при якому в результаті перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліка варто виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації.

Поширеним стереотипом є те, що впровадження ИСБО приводить до скорочення бухгалтерського персоналу, що приводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частина роботи бере на себе комп'ютер, що і витісняє бухгалтерей-людей, стереотип є помилковим. Справа в тім, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платежек і ін.), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, воно залежить від обсягу хозоперацій в організації. У такий спосіб вступ ИСБО не зменшує числа необхідних у бухгалтерії бухгалтерів.

2.2. Підготовка до впровадження ИСБО.

Ще однією поширеною оманою є те, що впровадження на підприємстві ИСБО починається з покупки програми і потім відбувається "вступ даних у програму". Для того, щоб переведення бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, що умовно можна розбити на чотири етапи.

2.2.1 Етап І. Оптимізація бухобліка.

Як уже відзначалося, ведення ИСБО має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тім, що всі гарні сучасні програми по автоматизації бухобліка - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на нестатки конкретного підприємства буквально всі, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності в податкову інспекцію. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухобліка, а саме:

1. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.

2. Застосовувана аналітика по різних рахунках.

3. Типові проводки, що використовуються, для відображення типових хозоперацій.

4. Форми і зміст первинної документації.

5. Форми облікових регістрів.

Аналіз виробляється на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Приведемо конкретний приклад. Якщо організація робить послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при одержанні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і утримування ЖКХ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 "Розрахунки по податку на користувачів автодоріг" і побачити яка сума вже "набігла" для сплати по наступному терміну платежу. Інформативність бухобліка покращилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку й оподатковування, яким є, наприклад, аудитор чи досвідчений головбух. Багато фірм, що впроваджують програми, саме грішать тим, що їхні співробітники прекрасно розбираються в самих програмах, а от у бухобліку не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тім виді, у якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.

2.2.2. Етап II. Вибір масштабів автоматизації.

Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, у якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія й у якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна чим крупніше автоматизуєма організація. Коли мова йде про невелику фірму, де бухоблік веде один - два бухгалтерів, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгова фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація й ін., де бухоблік ведеться чотирма і більш бухгалтерами, і по кожнім розділі бухобліка (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва й ін.) мається з однієї сторони великий документообіг і з іншої сторони багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати усі відразу, те процес "зав'язне" і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:

1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відслідковуються розрахунки з замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліка, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і ін. Часто зустрічається фактор, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп'ютерів, а коштів на їхню покупку ні, значить якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.

2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому обсязі робіт з автоматизації краще переводити на комп'ютер окремий розділ, освоюватися з ним, одержувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не намагатися зробити усі відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову приходиться донастроювати, щоб він сполучався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Очевидно, що майже в більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу хозоперацій, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.

При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, одержувана з бухобліка потрібна й в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаженню продукції, у відділі постачання - інформація про залишки на складах і їхній номенклатурі (аналітику), прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської і кредиторської заборгованості (також в аналітику по боржниках і кредиторам), обсягах реалізації і її структурі, про структуру витрат і багато про що інше. Добре автоматизований бухоблік може дати всю цю інформацію з обліком усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації і зробити настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього виробляється нарада з зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно й у якому виді їм потрібно. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна.

Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, мабуть, що програма по автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп'ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожний на своєму робочому місці мав те, з чим йому працювати.

2.2.3. Етап III. Постановка задачі.

Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), варто чітко визначити, що буде давати на виході впровадження інформаційних систем бухобліка. На виході бухоблік дає:

1. Первинні документи.

2. Облікові регістри для бухгалтерії.

3. Регістри й інформацію для внутрішніх нестатків підприємства (див. попередній етап).

4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках і інших платежах.

Постановка задачі полягає в тому, що в письмовому виді фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, що повинний видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первічці, автоматизованість заповнення первички, звітів і ін. з урахуванням особливостей хоздіяльності. Наприклад у накладних на відпустку товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третьої те й інше (чи ні того ні іншого). Відділу збуту може знадобитися відомість відвантажених товарів із указівкою продажної ціни товару і датою відвантаження.

Постановка задачі дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повиннео задовольняти практично неможливо одержати результат від упровадження ІСБО. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку задачі, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи узагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, що встановлюється на самому початку автоматизації), через цього настроювання всієї програми прийдеться заново переробляти

2.4.4. Етап настроювання.

Усі широко розповсюджені програми автоматизації бухобліка (і великі і малі) мають аналогічний набір складених частин, що змінюються, тому, у цілому, правильний процес настроювання будь-якої програми можна, у хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи: