Загальні та професійні здатності керівника в управлінскій діяльності, Детальна інформація

Соблюдение принципа доступности, т. е. опора на знания и опыт людей, их потребности и интересы, способствует внутренней (психологической) предрасположенности человека к восприятию информации, ее глубокому освоению.

В этом процессе велика роль аргументации, которая стимулирует внимание человека к восприятию информации. Аргументация включает в себя такой психологический механизм познания, как мышление. Высказывая свои суждения, руководитель фиксирует внимание собеседника на различных оттенках своей мысли. Эффективен «квантовый выброс» информации, т. е. подача через некоторые временные интервалы новых идей или аргументов, новой информации для размышления. Этот риторический прием также позволяет активизировать внимание собеседника.

Для деловой беседы существенное значение имеет искусное проявление экспрессии (тон, тембр голоса, интонации и т. п.), которая призвана подтвердить убежденность человека в том, о чем он говорит, его заинтересованность в решении затронутой проблемы.

На что же нужно обращать внимание при налаживании личного контакта с собеседником?

Несколько обыденных мелочей могут относительно легко создать благоприятный для беседы климат. К ним относятся:

— ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;

— обращение к собеседнику по имени и отчеству (подчиненный расценивает это как уважение и внимание к его личности);

— соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);

— положительные замечания, относящиеся к деловой репутации, образцовой организации труда (комплименты);

— проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнению и интересам (нужно дать это почувствовать);

— упоминание об изменениях, которые произошли со времени последней встречи;

— обращение за советом и т. п.

Психологическое воздействие в форме беседы вне использования влияния группы как опосредующего звена, технических средств в виде информационно-компьютерной техники, помогает руководителю общаться с подчиненными и оказывать на них воздействие.

Результат беседы, целью которой является воздействие, определяется действием многих факторов. На первом этапе беседы важно установить с подчиненными психологический контакт, предотвратить возникновение психологического барьера, привлечь внимание собеседника (подчиненного), пробудить интерес к беседе. Несколько высказанных в начале беседы предложений часто действуют решающим образом на собеседника. Начало разговора он должен внимательно слушать из любопытства, ожидания чего-то нового для снятия напряжения.

Существует множество способов начать беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд правильных дебютов. Их можно свести к следующим приемам:

Приемы снятия напряженности позволяют установить тесный контакт с подчиненными, если в их адрес говорят теплые слова, приятные фразы (комплименты) личного характера. Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы. Прием основан на привлечении юмора в качестве средства завоевания внимания аудитории или собеседника.

Прием сдерживания. Этот способ установления контакта заключается в уподоблении эмоционального состояния руководителя состоянию подчиненного, в демонстрации участливого отношения к переживаниям, а также повышенного внимания к потребностям, успехам и неудачам подчиненных и выражении готовности оказать помощь в достижении целей и преодолении препятствий. Прием основан на механизме эмпатии, т. е. постижении эмоциональных состояний другого человека, сочувствии ему и отождествлении с ним, способности поставить себя на его место. Сопереживание проявляется в форме сочувствия, сострадания, жалости, сожаления, солидарности, самопожертвования и траура.

Проявление со стороны начальника повышенного внимания к нуждам подчиненных, приветливость и доброжелательный тон в обращении способны создать благоприятный фон для последующих воздействий.

Одним из частных проявлений этого приема является демонстрация близких взаимоотношений на почве землячества, совместной службы в прошлом, интересов к науке, искусству, спорту, коллекционированию, рыбалке и других видов деятельности. Если использовать всю эту богатую палитру средств для завоевания симпатии и внимания собеседника, то все последующие действия руководителя приобретут больший успех. Прием реализуется в ситуациях встречи и приветствия.

Прием «неожиданное начало». К числу причин, способных вызывать и поддерживать непроизвольное внимание объекта воздействия, относится не только новизна раздражителя, но и степень его интенсивности. Всякое достаточно сильное раздражение — громкий звук, яркий свет, неожиданный поворот событий, новая и значимая информация — невольно могут привлечь внимание. В такой ситуации имеет значение не столько абсолютная, сколько относительная интенсивность раздражителя.

Суть приема состоит в том, что руководитель внезапно, иногда вне всякой, казалось бы, связи с темой предстоящей беседы или выступления задает вопрос или предоставляет факты, которых не ожидали. Такой прием, например, способен разрушить установки пассивности, если человек приготовился читать на «скучной лекции» книгу или газету. Неожиданное начало вызывает замешательство в сознании в связи с разрушением стереотипов и необходимостью связать новую информацию с имеющейся. Этот короткий период перестройки сознания и надо использовать для того, чтобы овладеть вниманием.

Прием зацепки позволяет небольшое событие, сравнение, личные впечатления и т. д. использовать как исходную точку для проведения запланированной беседы, увязывая эту зацепку с содержанием беседы.

Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот прием рассчитан на собеседников, отличающихся, с одной стороны, хорошим воображением, а с другой — оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

Прием удивления заключается в осознании парадоксальной ситуации или постановке проблемного вопроса либо в удивлении, изумлении от неожиданного, странного и непонятного. Реализуя этот прием, обычно высказывают две противоположные точки зрения на один и тот же вопрос, который, возможно, и не вызывал сомнения. Сталкивая противоположные взгляды, руководитель приковывает внимание остротой и неожиданностью противоречий, дестабилизирует реальное соотношение вещей, ролей, сил, явлений, взглядов в сознании подчиненных и тем самым вызывает потребность в новой разъясняющей информации. Механизм осуществления данного приема основывается на создании удивления от контраста и противоречия раздражителей, яркого впечатления от неожиданного, странного, необычного, немыслимого или непонятного.

Прямой подход означает прямой (директивный) переход к делу без особого вступления, быстрый переход от общих вопросов к частным, к основной теме беседы. Этот прием рационален, «холоден» и довольно часто наблюдается в общении начальника с подчиненными.

К беседе нужно готовиться с учетом особенностей будущего собеседника, а также не упускать из виду не только ее непосредственный повод, но и более общие долговременные цели установления контактов: создание в коллективе хороших отношений, повышение удовлетворенности людей работой и своей ролью в ней, обеспечение сотрудничества между людьми и взаимопонимания, содействие их индивидуальному развитию в направлении повышения интереса к работе и осознания ее важности для других и для общества в целом.

Американские психологи предлагают следующие девять правил организации деловой беседы:

1. Поставьте перед собой конкретные задачи.

2. Заранее составьте план беседы.

3. Выберите время, необходимое для достижения своей цели.