Функції менеджменту, Детальна інформація

Як перевірити вірогідність прогнозу? Найпростіше - одержати текст прогнозу, запечатати його в пакет і покласти в сейф. Коли прийде термін, на який розрахований прогноз - розкрийте пакет і порівняєте прогноз з реальністю. Звичайно, для цього прогноз повинний бути сформульований так, щоб можна було в майбутньому визначити, збувся чи прогноз ні. Недарма прогнози астрологів, хіроманти і ворожок настільки мрячні. Якщо ж ваш співрозмовник відмовляється від подібної перевірки вірогідності прогнозу, не сумнівайтеся - він шарлатан.

Якщо у вас є технологія прогнозування, для оцінки вірогідності прогнозу не обов'язково чекати. Нехай для визначеності мова йде про прогноз на рік уперед. Відкиньте інформацію за останній рік і застосуйте вашу технологію. Одержите прогноз на рік уперед від останніх за часом даних - тобто на дійсний момент. Залишається порівняти його з реальністю й оцінити якість прогностичного правила.

3. Планування.

3.1. Планування в нашому житті

Усі ми плануємо постійно. Як мені потрапити з будинку в інститут? Зібравши інформацію і подумавши (тобто провівши прогнозування), я розумію, що є цілий ряд можливостей:

- можна піти пішки (на прогулянку піде півтори години, але не знадобиться витрачати гроші);

- можна поїхати на метро, а частину шляху, що залишилася, пройти;

- можна поїхати на метро, а потім дві зупинки на тролейбусі;

- можна поїхати на таксі, і т.д.

Яку можливість вибрати? В залежності від обставин. Якщо треба терміново бути в інституті - прийдеться їхати на таксі, хоча цей варіант набагато дорожче інших. Якщо погода гарна, а справ у мене небагато, можна піти пішки. Але в типовій ситуації я вирішую їхати на метро і купую місячний проїзний квиток. Якщо автобуса немає на зупинці, йду пішки, а якщо є - нова можливість вибору: що заощадити - час чи гроші?

Ми увесь час плануємо - на годину, день, місяць, чи рік на все життя. Ми вирішуємо, взяти на обід котлету чи сосиску, женитися на Маші чи на Каті, залишатися на колишній роботі чи шукати нову. Тільки ціна цих рішень різна. Правильно ви вибрали обід чи неправильно - забудеться до вечора, а наслідку інших рішень вам доведеться розсьорбувати роками, а то і все життя.

3.2. Планування як управлінське рішення

Планування як частина роботи менеджера має багато загального з плануванням в особистому житті. Застосовується воно не до рутинних щоденних справ, а до важливих рішень, що визначають подальший розвиток фірми.

Відповідно до концепції німецького професора Д.Хана планування - це орієнтований у майбутнє систематичний процес прийняття рішень. У його книзі [1] описане планування в концернах "Даймлер-Бенц" і "Сименс". Таким чином, рішення в області планування - приватний вид управлінських рішень.

Виділяють стратегічне планування, орієнтоване на тривале існування підприємства, забезпечуване шляхом пошуку, побудови і збереження потенціалу успіху (прибутковості), і оперативне планування - формування річних (оперативних) планів, що визначають розвиток організації в коротко- і середньостроковій перспективі на базі стратегічних цілей. Остання фраза взята з книги російських авторів [2], серед яких - керівник відділу "Газпромбанка".

Треба попередити про одну укорінену оману. Після розвалу СРСР слова "план", "планова економіка" стали вживатися з негативним відтінком. Недоліки економіки СРСР деякі зв'язували з тим, що вона була "плановою". Однак знайомство з досвідом провідних західних компаній, із західною наукою про керування показує, що питанням планування на Заході приділяється більше уваги, плани готувалися і готуються більш ретельно, чим це було в СРСР. Наприклад, черги в радянських магазинах і недолік ряду товарів порозумівається насамперед поганим плануванням системи торгового обслуговування і, відповідно, випуску товарів народного споживання.

Технологія планування добре розроблена і постійне використовується. Виходячи з місії й основних принципів фірми, що відповідають на питання "Навіщо?", формулюються стратегічні цілі, які вказують, що робити в цілому. Потім вони конкретизуються до задач, а ті - до конкретних завдань. Далі підраховуються необхідні ресурси - матеріальні, фінансові, кадрові, тимчасові - і при необхідності переглядаються завдання, задачі і цілі. У результаті одержують реально здійсненний план. Дуже важливо, необхідні резерви на випадок непередбачених обставин.

Наприклад, ви вирішили стати економістом. Це - ваша місія. Стратегічні цілі полягають у тому, щоб вивчити ті навчальні предмети, що входять у програму підготовки економіста. Ця мета поділяється на задачі, Ресурси, що вам потрібні - це час для навчання.

Звичайно виділяють вісім етапів у процесі планування.

Етап 1. Формулювання цілей. Чого саме ви (чи ваша фірма) хочете досягти? Це - самий важкий етап. Його не можна формалізувати. Особистість менеджера виявляється саме в тім, які цілі він ставить.

Етап 2. Підбор, аналіз і оцінка способів досягнення поставлених цілей. Звичайно можна діяти різними способами. Який з них представляється найкращим? Які можна відразу відкинути як недоцільні?

Етап 3. Складання переліку необхідних дій. Що конкретно потрібно зробити, щоб здійснити обраний на попередньому етапі варіант досягнення поставлених цілей ?

Етап 4. Складання програми робіт (плану заходів). У якому порядку найкраще виконувати намічені на попередньому етапі дії, з огляду на, те що багато хто з них зв'язані між собою ?

Етап 5. Аналіз ресурсів. Які матеріальні, фінансові, інформаційні, кадрові ресурси знадобляться для реалізації плану? Скільки часу піде на його виконання?

Етап 6. Аналіз розробленого варіанта плану. Чи вирішує розроблений план поставлені на етапі 1 задачі? Чи є витрати ресурсів прийнятними? Є розуміння по поліпшенню плану, що виникли в ході його розробки при русі від етапу 2 до етапу 5? Можливо, доцільно повернутися до етапу 2 чи 3, чи навіть до етапу 1.

Етап 7. Підготовка детального плану дій. Необхідно деталізувати розроблений на попередніх етапах план, вибрати погоджені між собою терміни виконання окремих робіт, розрахувати необхідні ресурси. Хто буде відповідати за окремі ділянки роботи?

Етап 8. Контроль за виконанням плану, внесення необхідних змін у разі потреби..

Результати планування часто оформляють у виді "бізнес-плану" [3,4].

Ясно, що реально використовувані фірмами технології планування досить складні. Звичайно їм займаються спеціальні підрозділи. Корисними виявляються математичні методи планування (див., наприклад, [5]). У 1975 р. Нобелівську премію по економіці одержали радянський математик Леонід Віталійович Канторович і американський економіст Тьяллинг Купманс (народився в Нідерландах). Премія була присуджена за розробку теорії оптимального використання ресурсів, що складає важливу частину математичного арсеналу плановика.

4. Створення організаційних структур як функція менеджменту