Відповіді на питання до державного іспиту “Бухоблік”, Детальна інформація

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Дані бухгалтерських документів опрацьовуються, узагальнюються і за ними складаються бухгалтерські проводки. На основі вже опрацьованих даних (у поточному обліку) складається бухгалтерський баланс, звітність.

№ _15_ Організація документообігу та коротка характеристика його етапів

Процес від складання документа до його здачі до архіву називається документообігом або документопотоком.

Головний принцип ефективності документообігу: забезпечення проходження документів по найкоротшому шляху та з мінімальними витратами праці на їх обробку та пошук.

Чинниками, що визначають документообіг на підприємстві, є:

· особливості структури підприємства;

· обсяг здійснюваних господарських операцій;

· використання засобів електронно-обчислювальної техніки;

· спосіб передачі даних;

· вимоги до заповнення та зберігання окремих документів.

Інформація про документообіг, а саме про припустимий максимальний і мінімальний документообіг конкретного відділу та середній документообіг на одного бухгалтера є підставою для визначення чисельності бухгалтерів.

Основними етапами документообігу є:

1. Складання документів. Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (комірники, рахівники цеху, майстри тощо).

2. Передача документів з місця складання та прийом бухгалтерією із їх перевіркою:

— за формою (заповнення певних реквізитів);

— за суттю (правильність відображення господарської операції та відповідність даному документу);

— законності (законність господарської операції);

— арифметичною (правильність підрахунків).

Таким чином, при прийманні документів здійснюється документальний бухгалтерський контроль за господарськими операціями.

3. Облікова реєстрація даних документів, у процесі якої проводиться:

· Групування (сортування) документів за визначеними ознаками. Так, документи про видачу матеріалів (вимоги, лімітні карти тощо) групуються за складами, цехами, замовленнями тощо.

· Таксировка документів, яка являє собою математичні дії— множення ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка господарської операції у грошовому вимірнику;

· Складання зведених документів – накопичувальних (за певний період, як відомість надходжень грошових коштів на розрахунковий рахунок підприємства) та групувальних (за ознаками та місцями здійснення операцій, як відомість руху виробничих запасів на складі) відомостей.

· Складання бухгалтерських проводок на основі бухгалтерських документів безпосередньо або за згрупованими їх даними у зведених документах.

· Систематизація відпрацьованих документів працівниками бухгалтерії у хронологічному порядку.

4. Передача документів до архіву - спочатку до поточного архіву бухгалтерії, де вони зберігаються протягом року, а потім до архіву підприємства відповідно до положення про порядок передачі та зберігання документів в архівах.

В цілому процес документообігу за етапами проходження однаковий за різних умов опрацювання облікової інформації — вручну або ж автоматизованої. Разом з тим автоматизація обліку має свою специфіку щодо реалізації зазначеного процесу (складаються машинозчитувані бухгалтерські документи або зафіксовані інформаційні об'єкти, які можуть сприйматись за допомогою технічних засобів опрацювання облікових даних.

Рух документів (документообіг) найчастіше організовується за допомогою:

· схеми (графіку) документообігу;