Автоматизація процесів бухгалтерського обліку у дорожньому підприємстві, Детальна інформація

Нові технічні засоби автоматизації та організаційні форми їх експлуатації в умовах функціонування автоматизованих робочих місць облікових робітників визначають необхідність перегляду методологічних аспектів автоматизації бухгалтерського обліку, які склалися в період застосування ЕОМ загального призначення.

До основних методологічних принципів автоматизації бухгалтерського обліку на базі АРМ бухгалтера, які направлені на забезпеченні єдності прийомів (способів) розробки та функціонування її як єдиної системи, слід віднести:

децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в бухгалтеріях та інших службах, де виникає та використовується первинна облікова інформація про господарські операції, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку;

автоматизацію складання документів первинного обліку на паперовому та магнітному носіях на ділянках та службах з масовим характером виникнення господарських операцій та передачу цих даних бухгалтеру відповідної ділянки обліку для автоматизованого вводу та відображення даних в бухгалтерському обліку;

експлуатацію засобів автоматизації обробки облікової інформації – ПЕОМ повинні виконувати безпосередньо облікові робітники в умовах функціонування АРМ бухгалтера;

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни в організацію бухгалтерського обліку, зумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних. Одноразове їх отримання та багаторазову передачу ї використання. Комп’ютеризація обліку покликала підвищити роль бухгалтерського обліку як функції управління, тому що обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначений фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й технологію. Так, комп’ютерні системи бухгалтерського обліку, як складові інформаційних систем автоматизації управління, використовують єдину базу даних для вирішення оперативних підприємницьких та облікових завдань. При комплексній комп’ютеризації обліку та управління відмінності між фінансовим, управлінським, податковим обліком або між оперативним та бухгалтерським полягають в різних процедурах обробки інформації, що знаходиться в інформаційній базі даних дорожнього підприємства. Фактично, єдина система економічної інформації надає дані для обліку, поточного управління, аналізу і аудиту.

На сучасному етапі український ринок комп’ютерних програм пропонує програмні продукти, які хоча й відрізняються виконанням, способами настройки, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю. Суть цієї моделі – уніфікація даних та їх подання в системі подвійного запису, ускладнена і доповнена спеціальними функціями, які необхідні для відображення специфіки операцій з різних ділянок обліку. Однак, в окремих програмних продуктах обробка та накопичення первинної документації спочатку здійснюється шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок, що є недоцільним, оскільки подвійний запис – універсальний механізм, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя підприємства. Бухгалтерія є основним постачальником та споживачем інформації на підприємстві, тому всі дані повинні зберігатись в єдиному уніфікованому реєстрі, побудованому на принципі подвійного запису.

Одним з таких програмних продуктів є комплекс програмного забезпечення «1С: бухгалтерія». Цей комплекс дозволяє працювати як на відокремленому робочому місці так і в локальній чи зовнішній мережі, коли інформацією можна користуватись вже через мить після того коли вона була занесена до машинної пам’яті з будь якої машини де б вона не була встановлена (офіс, будівельний майданчик, склад, парк). Саме над впровадженням цього комплексу в галузі й працюють спеціалісти «Укрдортехнології». Але для його впровадження необхідно щоб кожна організація мала кілька ЕОМ: в кожного бухгалтера, на складі, в гаражі. А зважаючи на те що більшість дорожніх організацій нашої країни взагалі не мають комп’ютерів, а якщо мають то тільки один, то система 1С ще не скоро знайде своє застосування в галузі.

Отже все, як завжди, упирається в гроші яких наші дорожні організації не мають. Немає грошей на обладнання організацій комп’ютерною технікою, немає грошей щоб впровадити систему й налагодити її на нормальну роботу, немає грошей щоб організувати навчання співробітників. А якщо зважити на те що в найближчі кілька років вся наша бухгалтерія має перейти на європейську систему бухгалтерського обліку, то доведеться шукати нові шляхи автоматизації обліку в дорожній галузі.

Щодо світового досвіду, то за кордоном вже давно існують системи повної автоматизації управлінських та облікових процесів на підприємствах. Дві найвідоміші системи - SunSystem( та Scala 5(. Кожен з цих продуктів в роботі являє собою єдину централізовану систему яка об’єднує в єдине ціле всі господарські об’єкти. Так, наприклад, компанія British Petroleum застосовує програму SunSystem( яка поєднує в єдине ціле всі підприємства, склади, АЗС, термінали та інші підрозділи не те що в межах однієї країни, а й по всьому світі. І коли з терміналу у Чикаго відпускають 700 тон палива оператор оформлюючи всі належні документи автоматично заносить інформацію в систему і її можна в цей самий момент прослідкувати з офісу що знаходиться в Нью Йорку чи в Києві.

І це лише маленький приклад можливостей функціонування таких систем. Адже такі саме системи поєднують в єдине ціле заводи, офіси, склади корпорацій General Motors, General Electric, Daimler Chrysler та ще багато інших монстрів світової індустрії, серед яких є й компанії які займаються будівництвом, експлуатацією та ремонтом доріг, мостів, тунелів та споруд на них. Нажаль для дорожніх організацій нашої країни це лише далеке майбутнє.

До речі, разом із спеціалістами з British Petroleum над впровадженням SunSystem( в українському відділкенні BP - Брітіш Петролеум Україна працюють і їх колеги з Корпорації «Укравтодор», оскільки «Укравтодор» виступає співзасновником БП Україна. І цей досвід може бути дуже корисним у разі виникнення потреби в розробці глобальної системи автоматизації управлінських і облікових процесів на всіх підприємствах дорожньої галузі, і послідуючому поеднанні їх у єдину мережу.

2.2. Елементи організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки

Одним із глобальних понять теорії бухгалтерського обліку, що в значній мірі впливає на його організацію, є поняття форми бухгалтерського обліку. Характеристика форми бухгалтерського обліку є однією з досить складних проблем в теорії бухобліку, з якої до цього часу немає визначеності і чіткості. Протягом багатьох років не припиняються дискусії щодо правильності трактування поняття форми обліку, що посилилися з появою комп’ютерів та їх застосуванням для автоматизації облікових робіт.

На розвиток форм бухгалтерського обліку найбільше впливають вимоги широкого розподілу праці між обліковими працівниками, ведення детального аналітичного обліку, швидкого одержання підсумкової інформації. Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, на відміну від паперових, дозволяють ефективно задовольнити наведеним вимогам. Можливість здійснення широкого розподілу праці забезпечується тим, що сучасні програмно-апаратні комп’ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних одночасно різним користувачам, з’явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим реєстром не одному, а декільком бухгалтерам.

Застосування комп’ютерів дозволяє вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об’єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп’ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об’єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і системному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків , яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов’язані з помилками. При застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп’ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр – Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування та документообігу – господарський.

Обліковий регістр є невід’ємною складовою форми обліку. Регістри відображають вторинну облікову інформацію (первинне джерело інформації – бухгалтерські документи) та є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності дорожнього підприємства. Паперові регістри призначені для формування в них заздалегідь встановленого переліку показників. В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фіксуються всі дані, які можуть знадобитись. В умовах застосування комп’ютерів, зміст поняття “регістр бухгалтерського обліку” змінюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облікових даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов’язаний зі стадіями накопичення, узагальнення облікової інформації при застосуванні комп’ютерів здійснюється в автоматичному режимі. Первинна облікова інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.

Таким чином, при застосуванні комп’ютерів регістр втілює в собі єдність трьох складових частин:

комп’ютерної бази даних з певною структурою, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера і служать для систематизації та узагальнення інформації;

відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.

Оскільки порядок ведення, спосіб і послідовність обробки облікових даних комп’ютерами, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується, при комп’ютерно-комунікаційній формі важливого значення набуває програмне забезпечення (набір алгоритмів) для обробки облікової інформації. Таким чином, технологічний процес комп’ютерного обліку визначається загальними принципами програмування, і елементи форми знаходять своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт.

Оскільки, в залежності від галузі господарської діяльності, кожному підприємству притаманні свої особливості, і дорожнє підприємство не є виключенням, слід провести порівняльний аналіз програм, що є на ринку. Для цього можна скористатись наступною класифікацією (мал. 2.1).





Правові бази даних

Мал. 2.1. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення

В періодичній та монографічній літературі, яка описує підходи до автоматизації процесу бухгалтерського обліку, виділяють наступні підходи до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО) на підприємствах, що відрізняються за ступенем впливу на організаційну структуру та комплексністю вирішення облікових задач. (мал. 2.2).

За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи. Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. при цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.

Мал. 2.2. Характеристика підходів до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку