Автоматизація процесів бухгалтерського обліку у дорожньому підприємстві, Детальна інформація

набір кадрів та їх навчання;

організацію робочих місць бухгалтерів;

раціональне розміщення облікового апарату;

встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами бухгалтерії та між бухгалтерією і оперативними підрозділами дорожнього підприємства, а також із зовнішнім середовищем (діловодство та документообіг);

інформаційне і технічне забезпечення облікових працівників;

мотивацію працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);

встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;

організацію архіву бухгалтерських документів;

організацію безпеки облікової інформації та її захисту.

Організаційна функція управління дорожнім підприємством полягає в організації виробництва, управління та праці. Організація бухгалтерського обліку також потребує створення певного технологічного ланцюгу з обробки інформації, здійснення управління обліковим апаратом та створення сприятливих умов для роботи бухгалтерів. Бухгалтерія – такий самий відділ дорожнього підприємства, як і всі інші адміністративні служби, і, якщо рядовий виконавець свою діяльність спрямовує на збирання і групування звітних даних, то головний бухгалтер – організатор обліку – в своїй роботі виконує всі управлінські функції: створює та вдосконалює структуру і техніку облікового підрозділу, планує роботу бухгалтерії, приймає рішення щодо стимулювання обліковців до праці, контролює правильність і своєчасність облікових даних. Організація обліку потребує грунтовного інформаційного забезпечення та ефективної комунікації; створення, налагодження та функціонування системи бухгалтерського обліку, передбачає оцінку можливих варіантів, вибір з кількох альтернатив – тобто прийняття управлінських рішень.

Ведення господарства вимагає виконання комплексу робіт (функцій) — прогнозування, нормування, планування, організації, мотивації регулювання, обліку, контролю та аналізу господарської діяльності, своєчасної підготовки і подання податкової звітності. Щоб успішно господарювати, потрібно виконувати всі ці функції. Функція обліку є обов'язковою, що передбачено законами кожної держави.

Згідно з діючими законами України всі підприємства, незалежно від форм власності, виду діяльності, масштабності тощо, повинні забезпечити ведення бухгалтерського обліку і подання фінансової, податкової та статистичної звітності. Тому знання бухгалтерського обліку є обов'язковим для кожного господарника. Результатом виконання цих завдань буде зовнішня та внутрішня звітність яка представляє бухоблік як інформаційну систему.

В процесі дфяльності підприємства значна більшість документів підприємства проходить через бухгалтерію, де більшість з них обробляється і реєструється. Тому доцільно розглянути бухгалтерський облік як головну ланку інформаційного забезпечення процесу управління підприємством. Це можна проілюструвати наступним чином:

Мал. 1.1. Бухоблік як інформаційна система

Перша мета досягається за допомогою фінансового та управлінського обліку, друга – фінансового. Реалізація нових цілей пов’язане із:

веденням облікових реєстрів;

складання звітності;

складанням кошторисів;

аналізом звітності;

складанням прогнозів;

оперативним контролем.

Бухгалтерський облік базується на певних концепціях, головними з яких є безперервний та суцільний характер, вартісний вимірювач, документальність, подвійний запис. В обліку всі без винятку господарські операції, наприклад оприбуткування на складі матеріалів, сплата податків, нарахування зарплати працівникам, фіксуються систематично і послідовно по мірі їх виконання. Бухгалтерський облік реєструє головним чином інформацію, подану у грошовій формі. Причому гроші виражаються у тій вартості, яку вони мають на час реєстрації господарських операцій. Факт здійснення операцій обов’язково фіксується у первинних облікових документах, чим забезпечується об’єктивність і достовірність даних обліку. Основний метод обробки інформації – подвійний запис.

Об’єктом бухобліку є господарська діяльність підприємства. Щоб здійснювати її, треба мати майно, насамперед кошти, які дозволяють придбати товарно-матеріальні цінності. Спрямовуючи їх у виробництво, підприємство отримує готову продукцію, у процесі збуту якої повертаються раніше витрачені кошти, але вже у вигляді прибутків. За рахунок повернених коштів визначений процес повторюється. Таким чином забезпечується кругообіг майна. Основний висновок: господарська діяльність як об’єкт бухгалтерського обліку являє собою сукупність операцій над майном підприємства. Великий обсяг господарських операцій зумовлює надзвичайну трудомісткість обліку. До того ж у зв’язку з періодичною зміною нормативних документів змінюється зміст окремих операцій, що вимагає від бухгалтера постійної роботи над нормативною документацією.

При веденні бухгалтерського обліку без застосування комп’ютерних засобів керівник дорожнього підприємства не має можливості здійснювати оперативний контроль за наявністю необхідних для будівництва дороги будівельних матеріалів, оперувати наявними грошовими коштами управління для організації поставок матеріалів, своєчасного розрахунку з бюджетом по сплаті податків, виплати заробітної плати і своєчасним забезпеченням сплат постачальникам і субпідрядчикам, оскільки бухгалтерський облік надає йому послідуючу інформацію, а не оперативну. В результаті дорожнє управління залучає зайві оборотні кошти для створення резерву наявності матеріалів на складах і інших розрахунків. Вирішення завдання по створенню високого рівня управління для кінцевого результату – своєчасного виконання будівництва об’єкту і максимального отримання прибутків полягає в створенні в дорожньому управлінні комп’ютерної мережі основних його підрозділів.

2. Автоматизація

2.1. Організація обліку, контролю й аналізу в умовах функціонування автоматизованої системи управління підприємством з використанням автоматизованих робочих місць

Сучасний рівень розвитку характеризується комп’ютеризацією всіх сфер народного господарства країни: вирішенням принципово нових задач обліку, аналізу, контролю й управління; застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників.

Незважаючи на те, зо за допомогою ЕОМ вирішуються задачі обліку, продуктивність праці облікових робітників та робітників управління залишається низькою.

Найбільший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському обліку досягається за рахунок вдосконалення його методології та організації, підвищення контрольних властивостей, більш повного задоволення потреб управління. В наш час раціоналізація технології обробки облікової інформації, зниження трудомісткості – основні напрямки автоматизації бухгалтерського обліку, проте їх можливості дуже обмежені. Це пояснюється тим, що сучасна методологія та організація обліку сформувались при веденні обліку вручну.

Застосування ЕОМ вступає у певне протиріччя з практикою обліку. ЕОМ полегшують працю бухгалтера, але без зміни й подальшого розвитку методології вони нічого не вносять в його зміст, підвищення ролі обліку в управлінні. Стає очевидною необхідність вдосконалення методології обліку та його організації, їх максимальної відповідності потребам управління.