Автоматизація процесів бухгалтерського обліку у дорожньому підприємстві, Детальна інформація

В регістрах хронологічного обліку відображаються господарські операції в певній послідовності, в момент їх здійснення групування даних, що реєструються, не відбувається.

Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій в певній послідовності та в певному групуванні однорідних за економічним змістом господарських операцій. Регістри систематичного обліку складаються в розряді синтетичного та аналітичного обліку.

Останнім часом широкого використання набули комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні та аналітичні записи. Використання комбінованих регістрів дає можливість оперативно отримувати хронологічні та систематичні дані або показники синтетичного та аналітичного обліку разом, що скорочує об’єм роботи по обліковій реєстрації та дає наочне уявлення про здійснені операції.

В процесі здійснення господарських операцій з’являється необхідність у накопиченні та групуванні даних. Для групування певних даних за об’єктами обліку застосовуються групувальні відомості.

Для ведення записів по синтетичному та аналітичному облікам застосовують бухгалтерські книги, в яких всі листи зброшуровані, пронумеровані, на останній сторінці зазначено кількість сторінок із завіруючим підписом керівника та головного бухгалтера, а також скріплені печаткою.

Картки ведуться на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка, для відображення аналітичних даних (тобто докладний опис інформації про об’єкт обліку) по кожній номенклатурі обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Зібрані разом картки складають картотеку, яка розподіляється за певними признаками.

Вільні листи являють собою таблиці різноманітного формату із спеціальним графленням. Вони складають основу сучасних форм обліку та використовуються для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Регістри даного виду використовуються для запису операцій безпосередньо з первинних документів. На вільних листах ведуться різноманітні відомості та журнали.

По закінченню звітного року та складанні балансу книги, картки та вільні листи (відомості) закриваються шляхом підведення підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.

Структура синтетичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, а аналітичні регістри – від особливостей об’єктів обліку.

В умовах застосування обчислювальної техніки застосовуються електронні носії: диски, дискети, магнітні стрічки, машинограми, відеограми.

Підприємства які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали їх.

Інформація про господарські операції, що були здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. В бухгалтерському обліку в Україні застосовуються наступні форми обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена форма обліку, таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогова.

З усіх вищенаведених форм в дорожніх організаціях застосовується журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку. Сутність цієї форми полягає у застосуванні журналів-ордерів та допоміжних відомостей, які являються основними обліковими регістрами. Всі журнали-ордери побудовані так, що в них поступово накопичуються та підраховуються дані для перенесення їх в звітні форми.

Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку являються:

поєднання аналітичного та синтетичного обліку в одному регістрі;

забезпечення своєчасного та рівномірного відображення бухгалтерських записів на протязі звітного періоду;

забезпечення розподілення облікових робіт;

можливість проведення аналізу господарської діяльності підприємства;

скорочення загальної кількості облікових регістрів.

Проте в наш час, у нових умовах господарювання ця форма не відповідає всім потребам оперативного управління підприємством, а саме: побудова журналів-ордерів не містить нових форм організації обліку, не відповідає за складом аналітичних даних, які необхідні для управління підприємством, а найголовніше – не дозволяє здійснювати бухгалтерський облік оперативно для визначення реального фінансового стану управління на будь-який момент.

Для того, щоб бухгалтерський облік грав роль не тільки послідуючого контролю після одержання квартальної звітності, а справжню роль – був інструментом для керівника в оперативному керівництві управлінням, необхідно впроваджувати автоматизацію бухгалтерського обліку. Суть її полягає в наступному: сучасні технічні засоби, які застосовуються для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, дозволяють підійти по-новому до формування облікової інформації, знизити трудомісткість обробки інформації, підвищити оперативність доступу бухгалтерського апарату до інформації, що обробляється.

Так Українським державним виробничо-технологічним підприємством «Укрдортехнологія» щоквартально до податкової інспекції та вище стоячої організації (Корпорації «Укравтодор») подаються бухгалтерські звіти, досить важливим елементом яких є пояснювальні записки, об’єм яких не регламентується.

Підготовка всіх цих звітів супроводжується ручною обробкою великої кількості паперових реєстрів, на яких здійснюється ведення обліку продовж звітного періоду. Такий спосіб підготовки звітності потребує досить великих витрат праці і при цьому процесі існує велика вірогідність механічної помилки (описки, арифметичні помилки).

Останнім часом перелік документів що здаються до відповідних організацій, зазнав певних змін. Так, якщо на сьогоднішній день, для податкової адміністрації найважливішими звітними документами є Декларація про прибуток підприємства (що введена в дію, згідно із законом про оподаткування підприємств, з 1 жовтня 1997 року) та Декларація про податок на додану вартість, то для вище стоячої організації найважливішими залишаються Баланс підприємства та Звіт про фінансово-економічні показники підприємства (які до податкової адміністрації взагалі не подаються).

Як вже зазначалось вище, найпоширенішою формою бухгалтерської звітності є журнально-ордерна форма, яка застосовується і в «Укрдортехнології».

Головною перевагою цієї форми є те, що вона дає можливість зосередити величезні об’єми інформації у відносно невеликій кількості регістрів - журналіах-ордерах, відомостях, головній книзі. Але ці регістри мають складну побудову, відрізняються між собою за структурою та потребують виконання ряду логічних операцій при заповненні.

Ведення обліку при цій формі потребує високої кваліфікації та великого практичного стажу.

1.7. Теоретичні питання організації бухгалтерського обліку