Організація носіїв (доказів) поточного обліку, Детальна інформація

- вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

- організацію носіїв облікової інформації;

- складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів. Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Наприклад Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою І Іраііліпня Національного банку України від 12.02.2001 №72, "Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Правління Національного банку України від 29.03.2001 № 132, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм бланків суворої звітності і введення їх в дію» від 11.03.96 №67, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 № 277, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями» від 22.05.96 № 144 та ін.

Зазначені нормативні акти містять повну інформацію щодо характеристик відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків — форми бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило, натурального розміру, та опису процедури фіксації інформації.

Відповідно до таких нормативних актів, як:

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІУ, як первинні документи, так і облікові реєстри можуть бути складені на паперових або машинних носіях: у разі, якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю потребам установи, зазначені суб'єкти господарювання можуть розробляти власні носії облікової інформації.

Для оптимізації та впорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах і організаціях застосовують табелі, форм первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових носіїв облікової інформації.

Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб'єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів. Табель форм — це таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються такі відомості:

- найменування форми;

- код форми;

- яким нормативним документом введена;

- періодичність складання;

- особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації;

- адресність погодження носія інформації (у разі потреби);

- порядок підписання;

- порядок затвердження;

- проставлення печатки;

- місце зберігання;

- строки зберігання.

Табелі, форм носіїв інформації є довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб'єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є. додатком до табеля форм носіїв, облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

- титульну сторінку;

- перелік носіїв інформації: зразки носіїв інформації;

- вказівки щодо їх заповнення.

Формування пакета носіїв облікової інформації здійснюється згідно з напрямками бухгалтерського обліку.

Зразки носіїв інформації подаються в альбомі у вигляді віддрукованих примірників, оформлених належним чином. Вказівки з оформлення є конспективними фрагментами інструкції зі складання тою чи іншого носія облікової інформації, що містять головні її положення.

Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації первинного і поточного етапів охоплює кілька технологічних процесів руху та обробки:

- складання первинних документів (вимірювання та фіксування);

- приймання документів та їх перевірку;

- обробку первинних документів;