Організація носіїв (доказів) поточного обліку, Детальна інформація

- групування показників первинних документів передбачає сортування первинних документі за змістом господарських операцій, об'єднання їх у групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мста групування — уникнути громіздкості бухгалтерського обліку завдяки підготовці зведених даних щодо його об'єктів;

- котирування первинних документів являє собою визначення і фіксування кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій здійснюється в бік деталізації:.спочатку на рівні синтетичних рахунків, потім — аналітичних. Після ідентифікації господарських операції проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою — на першому документі або в кінці зведеного документа.

Усі зазначені технологічні операції процесу обробки даних первинною обліку становлять підготовчий етап подальших записів у носії інформації поточного обліку — облікові реєстри. Згідно з цим посилюється потреба в оптимізації процесу щодо чіткості та якості виконуваних робіт. Отже, до заходів з організації обробки первинних документів належать такі:

- забезпечення працівників бухгалтерії сучасною обчислювальною технікою;

- використання під час групування документів допоміжних засобів класифікації (кольорові затискачі чи канцелярські скріпки і т. ін.) документів за відповідними ознаками;

- розробка облікових номенклатур та доведення їх до працівників бухгалтерської служби, що здійснюють обробку первинної документації для використання;

- забезпечення зазначених працівників розробленими типовими проведеннями щодо операцій за відповідними напрямками обліку.

Наступним етапом фіксування інформації в носіях інформації є перенесення інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому вже опрацьовані документи підлягають відмічанню в установленому порядку:

- за ручного варіанта обробки — заноситься дата запису в обліковий реєстр;

- за механізованого варіанта обробки — відбиток штампа оператора, який відповідає за обробку документів.

Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру надходження первинних документів до місця обробки відповідно до графіка документообороту. Порядок запису господарських операцій передбачає різні підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах аналітичного обліку, а потім —синтетичною і навпаки. Для забезпечення якісної і достовірної реєстрації потрібно передбачити таку систему організаційних заходів:

- автоматизацію процесу облікової реєстрації;

- дотримання термінів графіка документообороту та інструкцій зі складання носіїв облікової інформації;

- удосконалення системи реєстрів облікової інформації з можливим поєднанням синтетичного та аналітичного обліку.

Важливим організаційним моментом щодо фіксування інформації в носіях облікової інформації є розробка робочих інструкцій щодо їх складання. За функціональним призначенням вони є додатковим довідковим інформаційним матеріалом, який разом з обліковими номенклатурами та графіками документообігу становлять повний пакет інструментів організації носіїв облікової інформації,

Робоча інструкція містить вказівки щодо порядку складання кожного носія облікової інформації за виконавцями. Здебільшого зразок правильно оформленого документа додається до інструкції або в ній вказується сторінка альбому форм носіїв облікової інформації, на якій розміщено відповідний документ чи реєстрацію обліку. Робоча інструкція визначає:

- виконавців окремих операцій;

- види операцій за кожним із виконавців;

- складові кожної операції—складання, прийняття. перевірки. обробка документів, перенесення інформації.

Розробка робочих інструкцій є особливо необхідною в умовах часткової чи обмеженої автоматизації облікового процесу. Саме так можна схарактеризувати стан і ступінь оснащеності його засобами комп'ютерної техніки. Робочі інструкції не варто підміняти усним інструктажем з огляду на притаманну йому ірраціональність чи витягами з інструкцій керівних органів, оскільки вони надто загальні. Розроблені в належному порядку робочі інструкції розмножуються і надаються кожному з виконавців функцій за відповідними носіями облікової інформації. Для узагальнення процесу розробки робочих інструкцій носіїв облікової інформації контрольні їх примірники включаються до складу альбома форм носіїв облікової інформації формі останнього розділу.

Установи та організації. відповідно до чинної нормативної бази мають право в разі потреби розробити власні форми носіїв облікової інформації. При цьому створені її носії мають відповідати певним вимогам:

- текстова частина має подаватися українською мовою або в разі перекладу її іноземною мовою бути за логікою ідентичною оригіналові;

- форми, документи та реєстри мають відповідати принципам юридичної сили і доказовості.

Процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на такі етапи:

1. Визначення основних характеристик майбутньої форми.

Цей етап передбачає ідентифікацію носія інформації за такими ознаками:

- напрямками бухгалтерського обліку (облік доходів і видатків. облік розрахунків, облік грошових коштів, облік товарно-матеріальних цінностей);

- характером та призначенням (відповідно до класифікацій документ ів і облікових реєстрів);

- рухом носія облікової інформації у часі й просторі;

- виконавцями операцій з обробки носіїв;