Організація носіїв (доказів) поточного обліку, Детальна інформація

- перенесення інформації до облікових реєстрів.

Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми варто розуміти комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її відтворення.

Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має відбуватись у момент здійснення операції, в окремих випадках—безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для окремих установ і організацій. Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокресленню. Підпис особи, то складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.

Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій, їх виконання всіма структурними підрозділами покладено на керівника установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до завдання і вимог щодо складання первинних документів можна визначиш організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксування інформації в носіях це такі заходи:

- чіткий поділ функціональних обов'язків працівників, зайнятих у процесі документування господарських операцій;

- забезпечення відповідного рівня кваліфікації працівників, зайнятих обліковою працею, розробкою інструкцій зі складання первинних документів, проведенням інструктажу, забезпеченням працівників інструктивними матеріалами з укладання первинної документації;

- визначення реальних нормативів часу з операцій документування;

- розробка графіка документообороту та його чітке дотримання;

- забезпечення працівників необхідними засобами вимірювальної, обчислювальної та організаційної техніки;

- забезпечення працівників, що виконують облікові функції, необхідною кількістю етапів первинної документації.

Наступний етап — приймання та перевірка первинних документів — характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні документи передаються до бухгалтерії відповідно до встановлених у графіках документообороту строків. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці. Перевірка первинних документів традиційно поділяється на такі види:

- за формою;

- за змістом.

Кожний із видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так, перевірка за формою передбачає:

- формальну перевірку — носії облікової інформації мають бути складені за формою, визначеною наведеними раніше нормативними актами згідно з усіма реквізитами та вимогами до оформлення;

- експертну перевірку — первинний документ перевіряється на автентичність, установлюється дійсність підписів осіб, що складали документ, реальність реквізитів та записів;

- арифметичну перевірку — первинний документ перевіряється на правильність наявних у ньому арифметичних підрахунків.

Перевірка за змістом охоплює:

- економічну перевірку —за кожним документом визначається економічна доцільність проведення господарської операції. Цей вид перевірки стосується попереднього контролю, який здійснюється головним бухгалтером під час візування угод. наказів, підписання касових та банківських документів;

- правову перевірку — кожна з господарських операцій має відповідати нормативно-правовій базі, яка регулює фінансово-господарську діяльність установи чи організації;

- перевірку законності — відображені в первинних документах операції мають здійснюватись за дозволом керівника установи та головного бухгалтера, посадових осіб, що визначають і здійснюють керівництво фінансово-господарським життям суб'єкта господарювання;

- логічну перевірку — зафіксовані в первинному документі кількісні показники перевіряються на предмет логічного зв'язку з відповідними показниками.

Первинні документи, що відбивають операції, які суперечать законодавству, а також встановленому порядку приймання, зберігання та використання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, не приймаються до виконання. Такі документи передаються головному бухгалтерові установи чи організації для прийняття певного рішення та вжиття відповідних заходів.

Забезпечення раціональної організації цього етапу фіксування інформації в первинних документах і облікових реєстрах потребує постановки і розв'язання таких завдань:

- технічного забезпечення праці працівників бухгалтерської служби на основі ПК;

- формування та постійного оновлення довідкової нормативної бази з питань бухгалтерського обліку;

- створення за допомогою технічних засобів бази ідентифікаційних ознак (підписів, кодів) осіб, які за своїми функціональними обов'язками беруть участь в обліковому процесів;

- утворення мережі мобільного зв'язку між бухгалтерією і структурними підрозділами з використанням ПК і засобів електронної пошти.

Останній етап документування — обробка первинних документів — є також складним за технологією і охоплює такі операції:

- таксування первинних документів являє собою визначення грошової оцінки господарської операції, що зафіксована в первинних документах, приведенням натуральних і трудових вимірників до узагальненого грошового. Необхідність проведення такої процедури зумовлена тим, що значна частина первинної документації. що передається до бухгалтерії, не містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій (накладні, забірні картки і т. ін.). Під час таксування в документах фіксується ціна і сума.