Економічна сутність запасів, характеристика організації їх обліку та її вплив на стан облікового процесу, Детальна інформація

Матеріали – придбані на стороні оборотні ресурси, призначені для використання у власному виробництві як необхідний компонент майбутнього продукту цього виробництва або для обслуговування технологічного процесу і управління. Матеріали умовно можна поділити на основні та допоміжні.

Основні матеріали – це матеріали, які становлять основу продукту виробництва.

Допоміжні матеріали – матеріали, які використовують для обслуговування процесу виробництва й управління.

Цей поділ має умовний характер і часто залежить лише від кількості матеріалу, використаного на виробництво різних видів продукції.

До групи допоміжних матеріалів у зв’язку з особливістю використання окремо виділяють паливо, тару й тарні матеріали, запасні частини.

Напівфабрикати – це сировина і матеріали, які пройшли певні стадії обробки, але ще не є готовою продукцією. У виготовленні продукції вони виконують таку ж роль, як і основні матеріали, тобто утворюють її матеріальну основу.

Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби – придбані на стороні оборотні матеріальні активи, призначені для використання у власному виробництві як матеріальна основа або необхідний додаток до матеріальної складової майбутнього продукту цього виробництва.

Паливо виділяють у окрему групу з огляду на його велике економічне значення та специфіку використання. Паливо поділяють на технологічне, моторне (пальне) і господарське (на опалення).

Тара – оборотні матеріальні активи, призначені для транспортування, зберігання і продажу продукції.

Тарні матеріали – оборотні матеріальні активи, призначені для виготовлення і ремонту тари.

Будівельні матеріали – матеріальні активи, призначені для використання у капітальному будівництві об’єктів, що зводяться господарським або підрядним способом.

Матеріали, передані в переробку – оборотні матеріальні активи, тимчасово передані на безоплатній основі підприємством-власником суб’єктам-переробникам для доведення її до стану, придатного для використання підприємством-власником у власних цілях.

Запасні частини – оборотні матеріальні активи, призначені для використання під час проведення ремонту, реконструкції, модернізації, обладнання і машин (в тому числі транспортних засобів), ремонту обладнання і машин за замовленнями сторонніх осіб і для використання з метою гарантійного ремонту таких засобів.

Матеріали сільськогосподарського призначення – виробничі запаси сільськогосподарського підприємства або підприємства, що займається вирощуванням продукції сільського господарства в межах своєї звичайної діяльності.

Незавершене виробництво виступає у вигляді незакінчених обробкою і складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів.

Зворотні відходи виробництва – це залишки, що утворились в процесі переробки сировини і матеріалів, та які повністю або частково втратили споживчі якості (тирса, стружка тощо).

В окрему групу виділяють оборотні малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року.

Важливою умовою правильної та раціональної організації бухгалтерського обліку матеріалів являється розробка їх номенклатури – переліку матеріалів, який упорядковано за їх технічних властивостей та роллю у процесі виробництва. Розробка номенклатури розпочинається із визначення переліку груп, які використовуються на підприємстві. Кількість та назва груп залежить від загальної кількості назв матеріалів; їх властивостей; економічного призначення у виробництві, а також вимог до групування при розрахунку потреби, плануванні процесу постачання, контролю за використанням та складанням звітності. Мінімальна кількість груп обмежена кількістю рахунків та субрахунків, максимальна дорівнює 10 при шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Група повинна відобразити техніко-економічний зміст, включених до неї матеріалів. На підставі номерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих у підгрупі встановлюється номенклатурний номер матеріалів. Номенклатури-цінники використовуються усіма службами.

При обліку запасів виникає багато проблем. Насамперед це пов’язане з тим, що на багатьох підприємствах облік запасів ведеться паралельно трьома підрозділами з різною метою:

на складі в натуральному вираженні враховується все, що там фізично знаходиться; основна мета складського обліку – збереження запасів;

у торговому відділі формується й аналізується інформація про рух і залишки товарів з метою ефективного продажу;

у бухгалтерії облік запасів ведеться з використанням встановлених П(С)БО 9 методів для формування фінансової та податкової звітності.

Й часто виникають ситуації, коли за даними одного підрозділу залишок запасів є (наприклад, у торговому відділі), а в обліку іншого (наприклад, бухгалтерії) – залишків немає. На практиці найбільш поширені дві причини розходжень в обліку.

По-перше, пересортиця, яка може бути викликана як об’єктивними, так і суб’єктивними причинами. Наприклад у митній декларації товар іменується як „Циліндричні елементи” і під такою назвою іменується в бухгалтерії, а торговий відділ оперує (вказує у витратних документах) більш звичною для покупця назвою – „труби”. До суб’єктивних причин належить і „людський” чинник, тобто помилки співробітників, викликані не недостатньою кваліфікацією бухгалтера чи комірника (хоч буває й таке), а браком знань у галузі товарознавства. Як наслідок інформація з одного й того ж документа може бути неоднаково відображена в обліку різних підрозділів.

По-друге, некоректний облік переходу права власності. Наприклад, товар проданий, але й далі знаходиться на складі підприємства на відповідальному зберіганні. У бухгалтерії й торговому відділі він списаний, а на складі продовжує рахуватись в картках складського обліку без змін.

Тому для правильного і раціонального обліку запасів потрібно:

правильно і своєчасно відображати у документах операції з ними і забезпечити достовірні дані з їх заготівлі, надходження та відпуску;

контролювати їх цілісність у місцях зберігання і на всіх етапах руху;

своєчасно виявляти непотрібні та зайві запаси для їх наступної реалізації;

затвердити чітку систему документообороту і суворий порядок оформлення операцій з їх руху;