Стандартні звіти, Детальна інформація

Розділ 8. Стандартні звіти

В даній главі розглядається формування стандартних звітів і відомостей: оборотно-сальдової відомості, шахматки, карточок рахунків і субконто, журнальних ордерів і т. д. З допомогою програми Ви можете складати також звіти довільної форми, але ця тема буде обговорюватися в слідуючій главі.

8.1. Види вихідних документів

Програма дозволяє формувати 13 видів вихідних документів, не рахуючи звітів довільної форми: оборотно-сальдові відомості, шахматки, журнальні ордери, карточки рахунків і субконто, відомості аналізу рахунків по датах і по субконто і т.д. Тому в даному параграфі буде коротко розказано про призначення кожного виду вихідного документа.

Отримання виписки з журналу операцій . Для цих цілей призначені журнальні ордери (див. розд. 8.4). З їх допомогою можна вивести списки операцій за даний період, що задовільняють деяким умовам: по номерах рахунків дебету або кредиту, наявності деякої стрічки в описі операцій, заданому номеру робочого місця і т. д.

Одержання підсумків по синтетичному обліку. Залишки на початок і на кінець періоду і обороти по дебету і кредиту рахунків за цей період можна взнати з "Оборотно-сальдової відомості" (див. розд. 8.5).

Обороти між рахунками за вибраний період виводяться в "Шахматці" (див. розд.8.6) і в "Списку зведених проводок" (див. розд.8.7). Ці два документи відрізняються по формі: шахматка є великої двохмірною таблицею, а список зведених проводок - довгим списком.

Для кожного рахунка можна отримати "Аналіз рахунка" (див. розд.8.8), що містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунка з іншими рахунками за розрахунковий період, залишки по цьому рахункові на початок і кінець періоду. Інакше кажучи, аналіз рахунку являє собою фрагмент головної книги, який стосується даного рахунка.

Часто необхідно отримувати обороти і залишки по рахунках не за весь період, а на кожну дату періоду. Для цього можна скористатися "Аналізом рахунка по датах" (див. розд.8.9). Цей документ дозволяє побачити картину зміни засобів і зобов'язань підприємства в часі. Часто аналіз рахунка по датах використовується для перевірки відповідності закладених в комп'ютер даних банківським випискам, даним інвентаризації і т.п.

При складанні звітності часто потрібні обороти і залишки по рахунках за кожний місяць або квартал. Для цього можна скористатися документом "Обороти рахунка". Цей документ дозволяє переглядати початкові і кінцеві сальдо і обороти рахунка і іншими рахунками за кожний місяць і/або квартал.

Карточка операцій по рахунку. В тих випадках, коли є необхідно отримати максимально повну картину операцій по рахунку, можна вивести "Карточку рахунка" (див. розд.8.11). Вона містить всі операції з даним рахунком в хронологічній послідовності з вказанням реквізитів всіх проводок, залишків по рахунку після кожної операції, на початок і кінець періоду, оборотів по рахунку. Так для рахунка 50 карточка дозволяє отримати Касову книгу, для 51 рахунка - розшифровку виписки банку.

Якщо для вибраного рахунка ведеться аналітичний облік, Ви можете вивести карточку рахунка по субконто. Ця карточка містить операції по конкретних об'єктах аналітичного обліку.

Одержання даних по аналітичному обліку. Якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то Ви можете одержувати розбивку оборотів і залишків по рахунку по конкретних об'єктах аналітичного обліку з допомогою "Оборотно-сальдової відомості по рахунку в розрізі субконто" (див. розд.8.12). Так, для рахунка 05 "Матеріали" ця відомість дозволяє отримати дані по наявності і рухові конкретних видів матеріалів, для рахунка 71 - відомості про стан розрахунків з підзвітними особами.

Більш детальні дані можна отримати з "Аналізу рахунка по субконто" (див. розд.8.13). Цей документ для кожного об'єкту аналітичного обліку по вибраному рахунку містить кінцеві суми кореспонденцій даного об'єкта зі всіма синтетичними рахунками, а також залишки по субконто (в натуральному і грошовому виразі) на початок і кінець періоду. Таким чином, документ "Аналіз рахунка по субконто" є розшифровкою "Аналізу рахунка" (див. розд.8.8) по конкретних видах аналітичного обліку.

Для видів субконто, зв'язаних з кількома синтетичними рахунками, оборотно-сальдова відомість по рахунку в розрізі субконто не дає повної інформації про обороти і залишки по субконто. Наприклад, операції, зв'язані з одною і тою ж організацією, можуть враховуватися на рахунках 60, 61, 62, 64, 76, тому оборотно-сальдова відомість по одному з цих рахунків не виявить картини розрахунків з цією організацією. Для аналізу таких видів субконто передбачений документ "Аналіз субконто" (див. розд.8.14). В цьому документі для кожного субконто вибраного виду приводяться обороти для цього субконто по всіх рахунках, де це субконто використовується, а також розгорнуте і згорнуте сальдо.

Якщо необхідно проаналізувати обороти між одним субконто одного виду і одним або кількома субконто іншого виду, слід користуватися документом "Обороти між субконто" (див. розд.8.15). Цей документ дозволяє дізнатися, наприклад, скільки товарів різного виду купив кожний покупець.

Карточка операцій по субконто. В тих випадках, коли необхідно отримати максимально повну картину операцій по об'єкту аналітичного обліку, можна вивести "Карточку субконто" (див. розд.8.16). Вона містить всі операції з даним субконто в хронологічній послідовності з вказанням резвізитів проводок, залишків по субконто після кожної операції, на початок і кінець періоду. Дані виводяться в натуральному і грошовому виразі.

8.2. Формування вихідних документів

Контроль правильності підсумків. Для формування вихідних документів (крім журнального ордера, який виводиться з режиму перегляду операцій) використовуються різні пункти групи "Звітність" головного меню. При виборі цих пунктів проводиться контроль правильності підсумків. Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані після останнього підрахунку підсумків були змінені, то програма не дозволить ввійти в більшість режимів групи "Звітність". При виборі цих пунктів меню на екран буде виводитися повідомлення:

Дані змінювалися!

При виборі оборотно-сальдової відомості, шахматки або зведених проводок програма виводить повідомлення:

Дані змінювалися! Перерахувати - Enter! Ні - Esc!

При натисненні Enter на екран виводиться запит розрахунку підсумків (див. мал. 8.1), а при натисненні Esc - здійснюється вивід документів без зміни підсумків.

Реквізити організації. При виводі документів на друк в їх початок включаються дата і час їх формування і назва організації, а в кінці залишається місце для підписів. Назву організації, прізвища керівників пеобхідно визначити в режимі "Константи" (константи номер 1 і номер 8, див. розд.3.7).

Припинення формування документів. Формування більшості документів можна припинити натисненням клавіши Esc. При цьому на екран виводиться запит:

Перервати - Enter, продовжити - будь-яка клавіша.

Після натиснення Enter для перегляду виводиться частина документа, сформована на даний момент.

Зауваження по продуктивності. При формуванні зведених проводок, шахматки, оборотів рахунка,оборотно-сальдової відомості, аналізу субконто програма не переглядає весь журнал операцій, а бере всю потрібну інформацію з підсумків. Тому вказані документи виводяться дуже швидко. Всі інші звіти виводяться тим довше, чим більше проводок за робочий період міститься в журналі операцій.

8.3. Параметри виводу звітів

З допомогою запиту "Параметри", що виводиться при виборі пункту "Встановлення параметрів" групи "Сервіс" головного меню або натисненням Alt F10 з більшості основних режимів програми, Ви можете задати найбільш зручні для Вас параметри формування звітів.